Ziekteverzuim verlagen met een verzuimanalyse: stappenplan

Hoe kan ik het verzuim in mijn bedrijf verlagen? Hier wil je als werkgever natuurlijk graag het antwoord op weten! Een verzuimanalyse helpt je hierbij. Als je weet waar het ziekteverzuim ontstaat, kun je preventieve maatregelen treffen die je medewerkers vitaal en gezond houden. Handig toch? Lees hier hoe je verzuim meet en hoe je zelf een verzuimanalyse doet.

Waarom een verzuimanalyse? 

Als je weet hoe het ziekteverzuim er in jouw bedrijf uitziet en hoe dit mogelijk ontstaat, kun je hier als werkgever op anticiperen. Zo helpen de inzichten van een verzuimanalyse om verzuim te verlagen en je werknemers duurzaam inzetbaar te houden. 

Een verzuimanalyse helpt je om verbanden te leggen tussen ziekteverzuim in jouw bedrijf en de factoren die dit beïnvloeden. Zijn er bijvoorbeeld risicogroepen waar frequent verzuim voorkomt of waar het verzuim langdurig kan worden? Zijn er teams of afdelingen die meer verzuim hebben dan anderen? En zo ja, wat kenmerkt deze groepen?

Een verzuimanalyse maken: 5 stappen

In tegenstelling tot bedrijfsartsen, mag je als werkgever volgens de AVG wél verzuimcijfers van je werknemers bijhouden. Zowel van kort als lang ziekteverzuim. Hierdoor ben je als werkgever in staat om een goede verzuimanalyse te doen en goed inzicht te krijgen in het verzuim van jouw bedrijf. Zo pak je het aan:

Stap 1. Registreer het verzuim 

Om een verzuimanalyse te doen is het belangrijk dat je het verzuim goed registreert. Stel hiervoor een goed registratiesysteem op waarin je onder andere de duur en de frequentie van het verzuim bijhoudt. Het is wettelijk door de AVG niet toegestaan om te vragen naar de oorzaak of reden van iemands verzuim. 

In een verzuimanalyse zijn een aantal verzuimtermen belangrijk. Deze termen worden door het CBS als volgt gedefinieerd: 

  • Ziekteverzuim: het totaal aantal werknemers dat in de afgelopen 12 maanden heeft verzuimd, gedeeld door het totaal aantal werknemers.
  • Ziekteverzuimpercentage: het totaal aantal verzuimde dagen, gedeeld door het totale aantal dagen dat werknemers beschikbaar zijn in een bepaalde periode.
  • Verzuimfrequentie: het aantal keer dat mensen zich gemiddeld ziek melden. Dat is het aantal ziekmeldingen in een periode gedeeld door het totale aantal werknemers.
  • Gemiddelde verzuimduur: het gemiddelde aantal werkdagen dat werknemers in de afgelopen 12 maanden hebben verzuimd. Hierbij tel je ook ook de werknemers op die niet verzuimd hebben.
  • Nulverzuimers: het aantal medewerkers dat zich het hele jaar door niet ziek meldt.

Stap 2. Analyseer het ziekteverzuim

Nu je alle gegevens hebt verzameld, kun je de analyse doen. Het handigst is om het ziekteverzuim stapsgewijs te analysen. Stel jezelf de volgende vragen: 

  1. Wat is de opbouw van jouw personeelspopulatie?
  2. Hoe ziet het verzuim er in het gehele bedrijf eruit? Bereken het ziekteverzuim.
  3. Spits nu het verzuim toe in verschillende categorieën: wat is bijvoorbeeld het ziekteverzuim per team, afdeling of functiegroep? Analyseer voor iedere groep het verzuimpercentage, de verzuimfrequentie en de gemiddelde verzuimduur.
  4. Analyseer de classificatie van klachten. Welke redenen van verzuim worden er gegeven? Is er sprake van langdurig of kort verzuim?

Stap 3. Maak een verzuimvenster 

De volgende stap is het leggen van verbanden tussen alle gegevens uit je analyse. Dat doe je met een verzuimvenster. Creëer een verzuimvenster door het verzuimpercentage op de horizontale as tegenover de verzuimfrequentie op de verticale as te zetten. Op die manier ontstaat een venster met vier kwadranten:

De 4 kwadranten

  1. Kwadrant 1

    Werknemers die relatief weinig en kort verzuimen

  2. Kwadrant 2

    Werknemers die weinig verzuimen, maar wel lang afwezig zijn

  3. Kwadrant 3

    Werknemers die relatief vaak verzuimen en kort verzuimen

  4. Kwadrant 4

    Werknemers die relatief vaak en lang verzuimen

In het verzuimvenster kun je meerdere cijfers met elkaar vergelijken. Zet bijvoorbeeld het ziekteverzuim in de hele organisatie af tegen het verzuim van bepaalde teams. Of vergelijk de cijfers in jouw organisatie met de ziekteverzuimcijfers uit de branche. Zie jij verschillen? Dan is het tijd om hierbij hypotheses te formuleren!

Stap 4. Stel hypotheses op bij het verzuim

Nu is de volgende stap het opstellen van hypotheses bij je nieuwe inzichten uit het verzuimvenster. Formuleer deze vervolgens als een stelling en vraag jezelf af hoe dit verschil in verzuim kan ontstaan.

Voorbeeld van een verzuimhypothese

Stel: uit jouw verzuimanalyse blijkt dat het kortstondige ziekteverzuimpercentage van de werknemers op de 4e verdieping van jullie kantoor 2% hoger is dan medewerkers die op andere verdiepingen werken. De medewerkers geven vaak griep of verkoudheid als reden op voor hun verzuim. Wat nu? 

Een hypothese kan zijn: medewerkers op de 4e verdieping vertonen een afwijkende verzuimfrequentie. Vraag je af hoe dit wordt veroorzaakt? Is het binnenklimaat op deze verdieping anders dan op de andere verdiepingen? Of is er een andere oorzaak aan te wijzen? Onderzoek je hypothese. Ga in gesprek met je werknemers of laat bijvoorbeeld een professional komen om het binnenklimaat op kantoor te checken.

Stap 5. Neem actie om verzuim terug te dringen

Heb je de hypotheses onderzocht? Stel dan gerichte preventieve maatregelen op en voer ze uit. Probeer ook dingen uit, waar je in eerste instantie misschien niet gelijk aan dacht. Als je verzuim weet aan te pakken, is dat voor iedereen het gunstigst. 

Wist je bijvoorbeeld dat het stimuleren van beweging helpt om de werkomgeving gezond te houden? Werknemers voelen zich hierdoor vitaler. Ook vermindert bewegen stress en maakt het je creatiever en productiever. Wie wilt dat niet? 

Van bewustwording naar gedragsverandering

Je kunt wel zeggen dat werknemers meer moeten bewegen, maar hoe krijg je ze zover om het ook écht te doen? Met de app van a.s.r. Vitality komen werknemers daadwerkelijk in beweging! a.s.r. Vitality is hét gezondheidsprogramma dat gedragsverandering op de korte en lange termijn realiseert. Hoe? Door gezonde keuzes aantrekkelijk te maken. Wij helpen je werknemers voldoende te bewegen door ze wekelijks en maandelijks te belonen. En dat werkt. Meer weten?