Je kunt als werkgever zelf een verzuimprotocol maken. Het moet wel voldoen aan de wettelijke regels. De basisregels zijn te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kun je regels opnemen die gelden binnen jouw bedrijf.

Vergeet in ieder geval deze zes zaken niet in je verzuimprotocol:

Duidelijkheid rondom het ziekmelden is belangrijker dan je denkt. Waar, wanneer en hoe meldt een medewerker zich ziek? Laat medewerkers bijvoorbeeld hun directe leidinggevende opbellen in plaats van zich ziek te melden via de groepsapp. 

Bespreek ook direct bij het ziekmelden hoe lang hij/zij verwacht ziek te zijn, welke werkzaamheden wel nog kunnen en hoe jij als werkgever kan helpen om te zorgen dat je medewerker weer snel aan de slag kan. Deze informatie geef je direct door aan je bedrijfsarts en/of de arbodienst waarmee je samenwerkt. Hiermee volg je de Wet verbetering poortwachter.

Geef in het verzuimprotocol aan wanneer je medewerker bereikbaar moet zijn voor contact met jou of met de arbodienst of bedrijfsarts. En zet erin wat een medewerker moet doen als hij bijvoorbeeld voor zijn herstel bij een familielid gaat logeren.

Wanneer kan een medewerker een telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts verwachten? En wat kan een medewerker van zo’n gesprek verwachten? Zet dit soort zaken in het verzuimprotocol. Ook neem je daarin op wanneer de bedrijfsarts je medewerker kan oproepen voor een medisch onderzoek.

Specifieke regels over de arbodienst of bedrijfsarts staan in het contract dat je met hen hebt afgesloten en/of in hun aanvullende voorwaarden. Neem deze regels over in je verzuimprotocol.

Zet in het verzuimprotocol hoe vaak en op welke manier het contact tussen jou en je medewerker plaatsvindt en wat je wil bespreken tijdens deze gesprekken. Je moet als werkgever minimaal elke zes weken contact hebben met je zieke werknemer.

Je werknemer moet meewerken in het proces. Hij moet openstaan voor regelmatig contact met de arbodienst of bedrijfsarts. Ook als het gaat om langdurig ziekzijn en re-integratie heeft de werknemer verplichtingen. Denk aan het accepteren van passend vervangend werk. Je medewerker heeft ook rechten. Zet dat allemaal in je verzuimprotocol.

Als je medewerker langer ziek blijft, dan stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op en moet er een plan van aanpak opgesteld worden. Alles is erop gericht om er samen met de medewerker voor te zorgen, dat hij snel weer aan de slag gaat. Zet deze stappen ook in je verzuimprotocol.

In je verzuimprotocol neem je ook op wat er gebeurt als een medewerker zich niet de afspraken van het protocol houdt of niet voldoende meewerkt aan zijn herstel. Maar ook wat een medewerker kan doen als hij klachten heeft over bijvoorbeeld de arbodienst of bedrijfsarts.