UBO-gegevens aanleveren bij a.s.r.

Jullie organisatie heeft gekozen voor a.s.r. Daar zijn we natuurlijk erg blij mee. Om alles in orde te maken, moeten wij nog wel weten wie de uiteindelijk belanghebbenden van jullie organisatie zijn (UBO’s). Dit helpt ons om financiële risico’s, zoals witwassen en fraude, te voorkomen. Zo voldoen wij aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Dan hoef je geen UBO-gegevens aan te leveren.

Download English translation

Wat is een UBO?

Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is uiteindelijke belanghebbende. Het is een natuurlijk persoon die eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Meer uitleg over UBO’s vindt u op de website van de Kamer van Koophandel (KVK).

We hebben UBO-informatie nodig

Wij vragen altijd UBO‑informatie van de organisatie waarmee a.s.r. Pensioenen de overeenkomst sluit. Dit noemen wij de contractant. In de meeste gevallen ontvangen wij graag een UBO‑uittreksel uit het UBO‑register van de KVK. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan drie maanden. Hiermee kunnen wij controleren wie de UBO’s van uw organisatie zijn en of deze correct staan geregistreerd.

Let op: de contractant moet UBO‑uittreksel aanleveren

Het UBO‑uittreksel moet altijd aangeleverd worden door de contractant zelf. Een UBO‑uittreksel van een holding, moedermaatschappij of andere bovenliggende entiteit accepteren wij niet, ook niet als de UBO’s dezelfde personen zijn. Dit is nodig omdat wij wettelijk moeten vaststellen dat juist de UBO’s van de contractant correct zijn geregistreerd in het UBO‑register.

Wel registratieplicht, maar je kunt geen UBO‑uittreksel downloaden?

Soms kun je geen UBO‑uittreksel downloaden, bijvoorbeeld als je organisatie geen natuurlijk persoon als eigenaar heeft. In dat geval lever je een Bewijs van Inschrijving van de UBO bij de KvK aan. Is dit document ouder dan 3 maanden? Dan ontvangen wij ook graag een bevestiging dat de gegevens nog actueel zijn.

Dit kan op 2 manieren:

Met een UBO‑verklaring (NL of EN), ondertekend door een tekenbevoegde, of
Via een e‑mail van een tekenbevoegde waarin deze bevestigt dat de gegevens ongewijzigd zijn.

Géén registratieplicht, maar wél een UBO-verklaring nodig:

De volgende rechtsvormen hebben géén UBO-registratieplicht bij de KvK, maar moeten wél een UBO‑verklaring (NL of EN) aanleveren:

Beursgenoteerde bv’s en nv’s
100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
Verenigingen van eigenaars (VvE’s)
Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
Rechtspersonen in oprichting
Publiekrechtelijke rechtspersonen
Overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen

Is er geen UBO aan te wijzen?

Geef dan alle statutair bestuurders van je organisatie op in de UBO-verklaring.

Woont een UBO in het buitenland?

Het kan voorkomen dat één of meerdere UBO’s in het buitenland wonen. Of geen Nederlandse nationaliteit hebben.

Ook dan moet je de UBO-gegevens registreren bij KvK.
Een tekenbevoegde vertegenwoordiger van jullie organisatie of een notaris moet dan de UBO‑registratie doen. De UBO zelf hoeft zich hiervoor niet in Nederland te bevinden en hoeft de registratie niet persoonlijk te doen. Ook als een UBO geen BSN of DigiD heeft, biedt de KVK hiervoor oplossingen.

Is je organisatie in het buitenland gevestigd?

Dan verschilt de aan te leveren UBO‑informatie per situatie. Heeft je organisatie geen KVK‑inschrijving in Nederland? Dan bestaat er geen UBO‑registratieplicht in Nederland. In dat geval vragen wij:

Een recent uittreksel uit het buitenlandse handelsregister, en
Een door een bevoegde vertegenwoordiger ondertekende UBO‑verklaring (NL of EN) waaruit de eigendoms‑ en zeggenschapsstructuur blijkt.

Heeft uw organisatie wel een KVK‑inschrijving in Nederland, maar geen UBO‑registratieplicht? Dan ontvangen wij graag:

Een KVK‑uittreksel
Een ondertekende UBO-verklaring (NL of EN)

Wat als UBO‑gegevens niet kloppen?

Het is het belangrijk dat jullie gegevens in het UBO‑register actueel en juist zijn. Kloppen de UBO-gegevens niet (meer)? Dan mogen wij en andere financiële dienstverleners jullie organisatie niet accepteren als klant. Bovendien moeten wij de onjuiste gegevens melden bij de Kamer van Koophandel. Je hebt dan 7 dagen om de actuele gegevens aan te leveren. Doe je dat niet? Dan riskeert je organisatie een boete van de toezichthouder namens het ministerie van Financiën: de Dienst Financieel-Economische Integriteit.