Verzuimsysteem XpertSuite
De eerste stap op weg naar een duurzaam herstel en re-integratie van zieke werknemers is XpertSuite; een gebruiksvriendelijk, efficiënt en privacy-proof verzuimsysteem. In XpertSuite kunnen werkgevers ziekteverzuim in hun organisatie of bedrijf melden. Ook zijn hier de verzuimdossiers van zieke werknemers opgeslagen. Het systeem is eenvoudig in gebruik en veilig.
- Gebruiksvriendelijk en veilig
- Reintegratie- en verzuiminformatie op één centrale plek
- Maak eenvoudig verzuimrapportages
Wanneer je de eerste keer inlogt bij XpertSuite doorloop je een aantal extra stappen om de 2-factor authenticatie in te stellen. Daarna log je in met je gebruikersnaam, een wachtwoord en de 2-factor authenticatie. Doorloop hiervoor de volgende stappen:
-
Instellen van de 2-factor authenticatie bij de eerste keer inloggen toon Voor de veiligheid van je persoonsgegevens maken we gebruik van een tweede verificatiestap bij het inloggen (2-factor authenticatie). Bij het inloggen ontvang je een code via een SMS op je mobiel of in YubiKey, een authenticatie-app. Je kunt de overige beveiligingen overslaan door op ‘Overslaan’ te klikken. De meeste werkgevers kiezen voor de SMS-verificatie via hun mobiele telefoon:
- Ga naar de loginpagina van XpertSuite.
- Registreer je mobiele telefoonnummer. Voer je nummer in zonder spaties of een streepje.
- Klik op ‘Bevestigings-SMS versturen’.
- Je ontvangt een SMS met een bevestigingscode. Voer deze in en klik op ‘Doorvoeren’.
- Jouw mobiele nummer wordt vanaf nu gebruikt bij het inloggen.
-
Inloggen met de 2-factor authenticatie toon - Ga naar de loginpagina en voer je inlognaam en wachtwoord in.
- Klik op ‘Inloggen’.
- Na het bevestigen van je mobiele nummer kun je aangeven of je een eenmalige inlogcode wil ontvangen. Deze code kun je gebruiken als je geen bereik hebt.
- Klik op ‘Doorgaan’.
- Selecteer een beveiligingsvraag en voer je antwoord in. Deze gegevens heb je nodig als je jouw wachtwoord kwijt bent. Na opslaan ben je succesvol ingelogd in XpertSuite.
DialoogXpert is een communcatieplatform dat onderdeel is van XpertSuite. Het voldoet aan alle privacy- en veiligheidseisen, met het gemak van e-mail. In DialoogXpert kun je in een beveiligde omgeving een dialoog voeren, bijvoorbeeld tussen een bedrijfsarts en een praktijkondersteuner bedrijfsarts. Of tussen een re-integratiespecialist en een werknemer.
Voordelen DialoogXpert:
- Je kunt veilig berichten verzenden. Documenten en gesprekken worden direct veilig opgeslagen in het dossier. Mailen is niet meer nodig.
- Voer een dialoog (chat) in een beveiligde omgeving. Naast telefonisch contact zijn deze berichten de belangrijkste manier om contact te hebben met de re-integratiespecialist.
- Je kunt documenten digitaal (laten) goedkeuren en ondertekenen. UWV accepteert de digitale ondertekening in DialoogXpert voor de opbouw van het re-integratiedossier.
-
Documenten ondertekenen met DialoogXpert
toon
Digitaal documenten laten goedkeuren door werknemer en werkgever gaat als volgt:
- Ga naar de tab ‘Trajectendossier’ en klik op het pijltje onderaan het scherm om een submenu te openen. Klik nu op 'Ondertekening via sms’.
- Geef de ondertekenaars aan en klik op ‘Verstuur verzoek’.
- Klik op ‘ondertekenen’ om als leidinggevende het document te ondertekenen. Nadat je de stappen voor ondertekenen via sms hebt doorlopen, staat de status vanuit jou op ‘ondertekend’.
- De werknemer meldt zich eenmalig aan bij de berichtenservice van XpertSuite en vult alle gevraagde gegevens in. In de berichtenbox staat het te ondertekenen document klaar. Ook deze ondertekening gaat met een SMS-code.
-
Snel een verzuimende werknemer vinden
toon
Log in, klik op ‘Dossier Zoeken’ en vul de achternaam van de werknemer in.
-
Een medewerker aan- of afmelden als gebruiker van XpertSuite
toon
Vul hiervoor het formulier Medewerkers aan- of afmelden bij XpertSuite in en mail deze naar info@asrreintegratie.nl.
-
Factuurspecificaties inzien
toon
De specificatie van je factuur vind je in jouw persoonlijke portal in XpertSuite. Vanwege de AVG is het niet meer toegestaan om persoonsgebonden gegevens bij de factuur mee te sturen. Hierdoor is in de factuur alleen het totaal aan activiteiten en de bijbehorende kosten zichtbaar. De specificatie(s) per werknemer kun je ook terugvinden in XpertSuite.
- Log in en klik op 'factuurspecificatie'.
- Kies de rapportageperiode. De factuurdatum moet in de betreffende rapportageperiode liggen. Vul ook je debiteurennummer in. Dit nummer vind je op de factuur.
- Klik op 'genereer rapport'. Aan de linkerzijde verschijnt de melding 'factuurspecificatie'.
- Klik op het pijltje naast het getal omdat de specificatie uit meerdere pagina’s kan bestaan.
- Klik op het diskette-icoontje om de specificatie te downloaden.
-
Opvragen van verzuimcijfers
toon
Zo maak je een verzuimrapportage voor de arbodienst:
- Kies voor ‘Statistiek’ links op de homepage.
- In het pop-up scherm kies je voor ‘Overzicht Verzekeraars’ en vervolgens voor 'Kies organisatieonderdeel' (type verzekering).
- Kies ‘Alle organisatie onderdelen’ en selecteer vervolgens bij werkgever de eigen bedrijfsnaam
- Pas de begindatum aan naar de eerste ziektedag en de einddatum naar de dag waarop je het rapport genereert. Klik nu op ‘Genereer rapport’ rechts in het scherm.
- Selecteer het diskette-icoontje en kies het format waarin je het rapport wilt openen. Kies voor Word als je de rapportage wilt bewerken. Na bewerken sla je het Word-document op als PDF document bij ‘opslaan als’.
-
Een verzuimrapportage aanpassen
toon
Pas op pagina 1 de verzekeraar aan van ‘onbekend’ naar de betreffende verzekeraar. Op pagina 2 pas je het volgende aan:
- B2 Onbekend naar de betreffende verzekeraar.
- B4 postcode vervangen door plaatsnaam.
Pas als het nodig is ook het personeelsnummer aan.
Let op: alle werknemers staan er nu in. Verwijder de werknemers die je niet mee wilt nemen in de rapportage. Controleer of het arbeidsongeschiktheidspercentage klopt bij ‘Pct AO’.