Wanneer je net start is de hoeveelheid administratie die je hebt wel te overzien. Hoe meer je gaat werken en uitgeven, hoe meer administratie erbij komt kijken. Als je eenmaal weet hoe je dat doet, is het eenvoudiger dan je denkt. Je kan ook overwegen het (deels) over te laten aan een boekhouder, ook dan is het prettig om te weten hoe je een goede administratie bijhoudt als zzp’er. Daarom is het goed om te kijken naar jouw situatie en of een boekhouder je werk uit handen kan nemen. De uren die je aan je administratie besteedt kun je namelijk ook rechtstreeks in je onderneming stoppen.

• Je bespaart op de kosten van een boekhouder of accountant.
• Je hebt altijd en overal inzicht in je administratie.

• Het kost tijd.
• Je ziet fiscale aftrekposten makkelijker over het hoofd.

Als ondernemer krijg je niet zomaar maandelijks een bedrag op je rekening gestort. Je stuurt een factuur van gewerkte uren, diensten, producten en/of goederen. Deze facturen vormen de basis van jouw onderneming én inkomsten. Die moeten dus voldoen aan een aantal regels. De factuur bevat 12 verplichte onderdelen, waaronder:

• Jouw volledige naam en adres.
• Volledige naam en adres van de opdrachtgever.
• Jouw btw-identificatienummer.
• Jouw KvK-nummer.
• Een opeenvolgend nummer.
• De datum waarop de factuur is uitgereikt.
• Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
• De hoeveelheid van de goederen of de omvang (uren) van de diensten die je hebt geleverd.
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw.
• Het btw-tarief dat je in rekening brengt.
• Het btw-bedrag.

Als ondernemer ben je voor de Belastingdienst verplicht je administratie 7 jaar lang te bewaren - zowel op papier als elektronisch. Dit geldt ook voor agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen en contracten. En voor onroerende zaken, zoals het huurcontract van een kantoorpand, geldt een uitgebreide bewaarplicht van 10 jaar. Als zelfstandige kun je de boekhouding met de volgende basisgegevens inrichten:

• Grootboek. Al je inkomsten en uitgaven breng je onder in groepen, zoals bankrekeningen, ontvangen btw, betaalde btw, auto- en telefoonkosten en geleverde producten. Deze verzamel je in mappen die je grootboekadministratie vormen.
  
• Debiteuren- en crediteurenadministratie. Alle facturen van jouw klanten en leveranciers die komen van je in- en verkoopadministratie.
  
• In- en verkoopadministratie. De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van jouw verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen.
  
• Voorraadadministratie. Alleen als je werkt met inkoop en verkoop van goederen ben je verplicht minstens één keer per jaar de goederen te inventariseren, en de voorraad en de waarde ervan te vermelden in je boekhouding.
  
• Loonadministratie (indien van toepassing). Dit is alleen van toepassing als je ook personeel in dienst hebt.