Als werkgever heb je meer invloed op het verzuim van medewerkers dan je misschien denkt. Adviseur duurzame inzetbaarheid Jeroen Admiraal legt uit hoe je verzuim aanpakt met lef en logica. Hij geeft je hiervoor 8 praktische tips.
'Een eenvoudig verzuimprotocol past op slechts één A4tje en geeft duidelijkheid over de volgende vier dingen:
- Als je besluit je ziek te melden, wanneer en bij wie doe je dit dan?
- Wie belt wie vervolgens terug voor een korte update, binnen hoeveel uur?
- Na hoeveel dagen volgt een eerste verzuimgesprek?
- Welke rollen hebben de leidinggevende, HR en de arbodienst wanneer een ziekmelding langer duurt?
Als je deze dingen meteen duidelijk met elkaar afspreekt, weet je beter wat je van elkaar kan verwachten. Zo voorkom je dat het onderlinge contact rondom verzuim te vrijblijvend wordt.’
‘Baseer je verzuimbeleid niet op aannames en gevoel. Data geven je inzicht in de top 3 verzuimoorzaken. Als je als ondernemer deze data zelf niet paraat hebt, vraag deze dan op bij HR als je die hebt, of bij de arbodienst. Ken je de top 3 verzuimoorzaken binnen je bedrijf? Dan kun je daar gericht op sturen om ze te voorkomen. Bij lichamelijke belasting kun je bijvoorbeeld denken aan ergonomische verbeteringen en tiltrainingen. En bij stress door werkdruk kun je samen kritisch kijken naar planningen en prioriteiten stellen. Hebben verzuimoorzaken meer te maken met privéproblematiek, zoals schulden of een verslaving? Dan helpt het om binnen het bedrijf een vertrouwenspersoon te hebben of hulp in te schakelen via je verzuimverzekeraar.’
‘Bij het eerste verzuimgesprek dat volgt na de ziekmelding gaat het allereerst om gemeende aandacht. Toon oprechte interesse in hoe het met een medewerker gaat en durf ook te vragen of je misschien signalen gemist hebt. Leg uit dat je er ook bent om te kijken wat er in de huidige situatie eventueel wél mogelijk is. In de eerste plaats in het belang van de medewerker, maar ook in het belang van het werk. Pols hierbij naar de visie van de werknemer op de eigen werkzaamheden en wat jij hierin kunt betekenen. Wat de uitkomst hierbij ook is, maak concreet wat je afspreekt en tot welke datum.’
‘Als je bedrijf groot genoeg is om meerdere leidinggevenden in dienst te hebben, zijn verzuimgesprekken een van hun belangrijkste verantwoordelijkheden. Toch zie je in de praktijk vaak dat leidinggevenden vooral druk zijn met de dagelijkse business en begeleiding. En dus minder met het voeren van verzuimgesprekken, soms ook als gevolg van een cultuur binnen de organisatie. Train en begeleid daarom ook je leidinggevenden in verzuimgesprekken voeren, want juist dit soort gesprekken moeten ze wél aangaan met hun team en hun medewerkers. Zo kun je mogelijk al vroegtijdig de juiste hulp inschakelen en voorkomen dat het verzuim langdurig wordt. De regie houden over verzuim is niet iets wat je er zomaar even bij doet. Hoe meer onderlinge verbinding je op dit gebied creëert, hoe beter.’
‘Amplitie betekent dat je in plaats van het oplossen van problemen juist actief investeert in wat mensen gezond en inzetbaar houdt. En dat gaat verder dan een fietsplan of een fruitschaal op de werkplek. Waar je het beste in kunt investeren, kan niemand je waarschijnlijk beter vertellen dan je medewerkers zélf. Betrek dus je mensen erbij en vraag waar behoefte aan is. Dit kan in gesprekken, maar pols ook zeker met behulp van vragenlijsten. In de praktijk zien we verrassende uitkomsten als werknemers anoniem hun mening mogen geven. Zo creëer je iets wat echt vanuit je mensen zelf komt. En ga ook niet meteen van 0 naar 100, maar begin met kleine stapjes.’
‘Veel werkgevers betalen voor praktische ondersteuning in de vorm van een arbodienst, verzuimverzekering of een interventiebudget, maar gebruiken maar een deel. Bij alle verzuimverzekeringen van a.s.r. krijg je bijvoorbeeld ook toegang tot onze Dienstenwinkel. Hier vind je re-integratie diensten, preventieve diensten, opleidingen en trainingen om medewerkers inzetbaar te houden. Zo ook de training Verzuimgesprekken voeren van tip 4. Al deze diensten zijn er om jou en je bedrijf te helpen, dus doe hier je voordeel mee!’
‘Door naast verzuimgesprekken ook regelmatig korte gesprekken tussendoor te plannen, weet je beter wat er bij je medewerkers speelt. Dit kan heel informeel. Drink gewoon samen een kop koffie en vraag hoe het gaat. Vraag ook waar je medewerker energie van krijgt en wat fysiek of mentaal juist energie kost. Én wat je medewerker nodig heeft om duurzaam inzetbaar te blijven. Medewerkers delen zo eerder signalen van stress, overbelasting of privéproblemen. En jij kan als werkgever eerder schakelen: werkdruk bespreken, taken aanpassen en rust creëren. Een medewerker zal zich zo eerder gehoord en gewaardeerd voelen. En een ziekmelding wordt vaker voorkomen omdat problemen zich niet verder opstapelen. Een kwartiertje per maand kan zo letterlijk maanden verzuim besparen.’
‘Duurzame inzetbaarheid is geen project, het is hoe je elke dag met je mensen omgaat. Dat is geen kwestie van moeten, maar van willen. En dit vraagt om een juiste combinatie van lef én logica, want met slechts één van de twee kom je er niet. Met alleen lef kun je misschien leuke initiatieven creëren, maar niets houdt stand. En alleen logica zorgt misschien voor mooi omschreven plannen, maar niemand voelt zich aangesproken. Door lef en logica te combineren, creëer je initiatieven waarvan je het nut ter plekke met elkaar kunt delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan laagdrempelige workshops over voeding, slapen en bewegen. Hiermee laat je zien dat je een aantrekkelijke werkgever bent, die echt om de gezondheid van medewerkers geeft. En dit zorgt weer voor een hogere betrokkenheid en verkleint de kans op verzuim.’
Expert aan het woord: Jeroen Admiraal
Jeroen Admiraal is adviseur duurzame inzetbaarheid bij a.s.r. Hij ondersteunt werkgevers bij het verbeteren van hun verzuimbeleid en adviseert over preventie, interventies en begeleiding bij (psychisch) verzuim. Vanuit zijn rol koppelt hij bedrijven aan passende diensten en trainingen die helpen om uitval te voorkomen en medewerkers duurzaam inzetbaar te houden.
Door nu goed voor je werknemers te zorgen, draag je bij aan duurzaam werkgeverschap. Zo komen én blijven mensen later graag bij je werken. En altijd werk je mee aan een vitaal werkend Nederland. Hierbij helpt a.s.r. je graag. Bij een verzuimverzekering van a.s.r. krijg je toegang tot de Dienstenwinkel, met daarin een uitgebreid aanbod aan preventieve diensten die helpen bij de duurzame inzetbaarheid van je werknemers. Ook krijgen werknemers toegang tot a.s.r. Vitality, het programma dat deelnemers beloont voor gezonde keuzes, zoals regelmatig wandelen.