Verzuimsysteem XpertSuite

Digitaal documenten laten goedkeuren gaat als volgt:

• Er staat een opdracht klaar in Xpertsuite: 'WG offerte interventie' is gereed voor ondertekening. 
• Onder het tabblad 'trajectendossier' is de offerte te vinden.
• Klik vervolgens op het icoontje van het uitklapmenu. Je krijgt nu verschillende opties te zien. Kies de optie voor 'digitaal ondertekenen'.
• Klik op 'volgende'. Nu moet je een handtekening aanmaken en de naam van de ondertekenaar invullen.
• Klik tot slot op 'volgende' en vervolgens op definitief opslaan.
• De offerte is getekend.

Lees hier hoe je een document per SMS kan ondertekenen:

• Ga naar de tab 'Trajectendossier' en klik bij het desbetreffende document op het pijltje onderaan het scherm om een submenu te openen. Klik nu op 'ondertekening via SMS'.
• Geef vervolgens de ondertekenaar(s) aan (werkgever of werknemer of allebei). Pas als dat nodig is het bericht aan en klik op 'verstuur verzoek'.
• Klik op 'ondertekenen' om als werkgever het document te ondertekenen.
• Klik op 'doorgaan met ondertekenen'. Het kan zijn dat er geen geldig telefoonnumer is ingevoerd. Het telefoonnummer werkt alleen als je de +31 verwijdert en 0 toevoegt.
• Klik op 'verstuur SMS'.
• Vul in het vakje 'validatiecode' de code die je per SMS ontvangt en klik op 'opslaan'.
• Het document is nu ondertekend per SMS.

De stappen hieronder zijn alleen van toepassing als het document ook door de werknemer ondertekent dient te worden. 

• De werknemer meldt zich eenmalig bij de berichtenservice van XpertSuite en vult alle gevraagde gegevens in. 
• In de berichtenbox staat het te ondertekenen document klaar. Ook deze ondertekening gaat via een SMS code.
• Zodra de werknemer heeft ondertekend, ontvang je hier een bevestiging van.

Hieronder lees je hoe je als werknemer een document van UWV per SMS ondertekent.

• Je krijgt een e-mail van XpertSuite met een link. Klik op deze link en log in, in XpertSuite.
• Het bericht staat klaar in een nieuwe dialoog.
• Klik op de blauwe knop met 'ondertekenen'.
• Klik op 'doorgaan met ondertekenen'. Het telefoonnummer werkt alleen als je de +31 verwijdert en 0 toevoegt.
• Klik op 'verstuur SMS'.
• Vul bij het vakje 'validatiecode' de code in die je per SMS ontvangt en klik op 'opslaan'.
• Het plan van aanpak is ondertekend via SMS!

Lees hier hoe je een verzuimrapportage opvraagt voor MKB Vitaal. Als je een andere arbodienst hebt kan je deze verzuimrapportage daar opvragen.

• Kies in het menu op de homepage van XpertSuite op 'statistiek'.
• Klik in het pop-up scherm op 'popupError'. Deze Error krijg je alleen de eerste keer dat je een rapportage aanmaakt.
• Klik op 'basisrapportages 3.1'.
• Kies voor 'Overzicht verzekeraars' (5e optie in de lijst).
• Pas de begindatum aan naar de eerste ziektedag en de einddatum naar de dag waarop je het rapport genereert.
• Selecteer bij 'Kies organisatieonderdeel' de eigen bedrijfsnaam.
• Selecteer bij verzekeraar 'onbekend'.
• Selecteer vervolgens bij werkgever de eigen bedrijfsnaam.
• Klik nu op 'View report' rechts in het scherm. De rapportage wordt nu geladen. Dit kan even duren. 
• De rapportage bestaat uit twee pagina's. Bovenaan de rapportage kan je naar de tweede pagina navigeren.
• Selecteer het 'diskette-icoontje' en kies het documentstype waarin je het rapport wil openen. Als je nog iets wil aanpassen in het rapport is het raadzaam om voor 'word' te kiezen.

Let op: Alle werknemers die in deze periode ziek zijn (geweest) staan er nu in. Verwijder de werknemers die je niet wilt meenemen in de rapportage. Controleer of het arbeidsongeschiktheidspercentage klopt bij 'pct AO'.

Lees hier hoe je een document kan uploaden.

• Log in, in XpertSuite en ga vanuit de startpagina naar het dossier waarin je het document wilt uploaden
• Ga in het dossier naar het tabje 'trajectendossier'.
• Hier staat een balk 'geïmporteerde documenten'. 
• Aan de rechterkant van de balk zie je een blauw streepje met een pijl naar boven. 
• Als je hierop klikt krijg je een optie om een document te uploaden.
• Je kan nu een document selecteren en opslaan.

Hieronder lees je hoe je een taak kan laten uitvoeren. Heb je nog vragen over de taak? Neem dan contact op met je casemanager. 

• Je logt in, in XpertSuite. Op de startpagina krijg je één of meerdere taken te zien. 
• Vanaf de startpagina kan je de taken nog niet afvinken en nog geen uitleg zien bij de taak. 
• Je moet twee keer op de taak klikken. 
• Ga naar het dossier en dan het tabblad 'taken'.
• Vanaf deze pagina kan je de taken niet uitvoeren, maar wanneer je op de taak klikt kom je in het dossier.
• Je kan vanaf hier de taak behandelen / uitvoeren en bij sommige taken kan je uitleg zien.
• Bij sommige taken, zoals bijvoorbeeld 'periodieke evaluatie' kan je rechts van de tekst een rechthoek met streepjes erin zien. Als je daarop klikt zie je een document die je kan invullen. Let erop dat je dit document na het invullen opslaat. 
• Daarna kan je het document per SMS ondertekenen.
• Links van de tekst staan twee pijltjes die om elkaar heen draaien. Wanneer je hierop klikt zie je verschillende opties. Klik op de optie 'uitgevoerd' als de taak is afgerond.

Het kan gebeuren dat je een bericht wil aanpassen of verwijderen het al verstuurd is (bijvoorbeeld omdat de inhoud niet klopt, er medische gegevens in staan of het betreft een andere medewerker). In dat geval kunt je het volgende doen: 

• Als je op het bericht staat zie je rechtsboven drie puntjes onder elkaar. Klik daar op.
• Vervolgens zie je een optie 'bericht bewerken'.
• Als je het gehele bericht wil verwijderen kun je alle tekst uit het bericht halen. Het bericht is nu leeg. Wij weten nu dat wij niets met het bericht hoeven te doen.

Lees hier wat je moet doen als je inloggevens kwijt zijn of het inloggen niet lukt.

• Ga naar de inlogpagina van XpertSuite
• Als je account al geactiveerd is en je hebt al eerder ingelogd klik dan op 'inloggegevens vergeten' (onder de blauwe inlog knop).
• Je kan nu kiezen of je een gebruikersnaam wil opvragen of het wachtwoord wil wijzigen. 
• Als je de inlognaam bent vergeten moet je het e-mailadres invullen waarmee het account is gekoppeld.
• Als je het wachtwoord bent vergeten dan moet je, je gebruikersnaam doorgeven.
• Nu moet je een aantal tekens overtypen.

Als je nog nooit hebt ingelogd via XpertSuite neem dan contact met ons op. Dit kan via info@asrreintegratie.nl of via telefoonnummer: 030-257 29 10.

 

Een wachtwoord binnen XpertSuite moet aan de volgende eisen voldoen:

• Het wachtwoord moet minimaal uit 12 karakters bestaan
• Het wachtwoord mag de inlognaam niet bevatten
• Het wachtwoord moet karakters bevatten uit minimaal 3 van de 4 onderstaande groepen:
  Kleine letters (a-z)
  Hoofdletters (A-Z)
  Cijfers (0-9)
  Speciale tekens (~!@#$%^&*)

Let op: het wachtwoord mag niet hetzelfde zijn als de laatste 6 gebruikte wachtwoorden.