6 tips voor gezonde en betrokken medewerkers in coronatijd
Hoe houd je je medewerkers gezond en betrokken in deze vreemde thuiswerkperiode? Het is een uitdaging die we allemaal nog niet kenden. Afkijken bij elkaar kon daarom nog niet. Langzamerhand raken we steeds meer gewend aan dit ‘nieuwe normaal’ en kunnen we elkaar helpen door goede adviezen. Dit zijn de 6 tips van Berthold Gunster (grondlegger van het Omdenken), Marco Winkel (HR-directeur Visma Raet) en Ingrid de Swart (lid RvB a.s.r.).
Op 18 juni deelden Berthold, Marco en Ingrid hun tips tijdens de derde Pensioenpraat online live inspiratiesessie. Bekijk hier de sessie terug.
Omdenken is de laatste decennia een begrip geworden in Nederland. Wie kent ze niet? Spreuken zoals “Waar niets mag mislukken, kan niets nieuws ontstaan”? Grondlegger van het Omdenken Berthold Gunster legt uit hoe het menselijk brein werkt in onzekere tijden. “In nieuwe, bedreigende situaties raken we al snel in paniek. Ons brein wil dan direct problemen oplossen op basis van het verleden: hoe zou de situatie MOETEN zijn? Maar nieuwe problemen los je niet op met oude oplossingen, want dan worden ze alleen maar groter. Het is beter om ‘om te denken’: hoe zou de situatie KUNNEN zijn? Geen weerstand bieden aan wat je niet kunt veranderen, maar meebewegen. ‘Ja, en?’ zeggen. Daarvoor is veerkracht nodig.”
Berthold raadt aan om in nieuwe situaties rustig te blijven en goed te bekijken wat er precies aan de hand is. Van probleem naar feit dus. Dat maakt het zoeken naar nieuwe oplossingen veel makkelijker. “Wees analytisch én creatief, al is dat best een lastige combinatie.” Als voorbeeld noemt hij een groenteboer die de 1,5-meterregel moest toepassen in zijn winkel. “Om zijn klanten op de oude manier te bedienen had hij opeens vijf medewerkers nodig, terwijl hij er maar twee kon betalen. In plaats van te piekeren over die ontbrekende drie medewerkers, keek hij naar wat er wél mogelijk was. Hij bouwde zijn winkel om tot zelfbedieningszaak en ging zelf bij de kassa staan.”
De coronacrisis zorgt niet alleen voor paniek, maar ook voor een explosie van creativiteit en innovatie.
Volgens Berthold zorgt de coronacrisis niet alleen voor paniek, maar ook voor een “explosie van creativiteit en innovatie”. Als organisatie moet je proberen om aan twee fundamentele behoeften van medewerkers te voldoen: verbinding en autonomie. “Die behoeften lijken tegengesteld, maar dat zijn ze niet. Blijf goed met elkaar communiceren, blijf inspireren, en geef mensen tegelijkertijd het vertrouwen en de ruimte om met ideeën te komen.” Marco Winkel (HR-directeur Visma Raet) vult aan: “Ik zie momenteel ook zo’n explosie van nieuwe ideeën. Kap die niet af en schakel sneller binnen de organisatie, zodat de ideeën sneller worden uitgevoerd. Dat motiveert enorm.”
Bij Visma Raet werkten de medewerkers ook vóór de lockdown al regelmatig thuis, vanuit de ‘cloud’. Maar elke dag, dat was toch even wennen. Inmiddels geven veel medewerkers aan dat ze in de toekomst graag de helft van de werkweek thuis willen werken. Niet elke dag, want kantoren blijven wel nodig als plekken waar mensen elkaar kunnen ontmoeten. En niet iedereen heeft thuis een geschikte werkplek.
“In het begin van de coronacrisis hebben we kaders gesteld voor hoe onze managers contact konden houden met hun medewerkers over hun werkzaamheden, maar dat hebben we al snel losgelaten. Die managers kunnen heel goed zelf bepalen hoe vaak ze hun mensen online willen spreken. Omdat niet iedereen de camera aanzet, raden we wel aan om in de gaten te houden hoe het écht met iemand gaat.” Omgaan met het ‘nieuwe normaal’ is nog even wennen voor iedereen. Marco en zijn team gaan daarom trainingen aanbieden aan de managers. “En we benadrukken het belang van online verbinden.”
Het is voor nu misschien wat minder relevant, maar voor een toekomstige crisis toch wel een fijne tip: vorm zo snel mogelijk een crisisteam. Ingrid de Swart (lid RvB a.s.r.) deed dat bij a.s.r., vlak nadat de eerste coronagevallen in Italië waren gedetecteerd. “We moesten ons voorbereiden, maar waarop, dat wisten we nog niet.” Ingrid had bij andere bedrijven al wel ervaring opgedaan met pandemiescenario’s, maar nu bleek de situatie veel ernstiger.
“Toen de eerste vermoedelijke besmettingen werden gemeld in Nederland, hebben we direct de bedrijfsarts gevraagd als lid van het crisisteam. Want we hadden ook medisch advies nodig. In het weekend dat bekend werd dat we onze kantoren moesten sluiten, hebben we alle medewerkers snel daarover ingelicht, zodat niemand op maandag voor een gesloten deur stond. De volgende stap was: de rust bewaren en het makkelijker maken om thuis te werken.”
Net als bij Visma Raet waren de medewerkers van a.s.r. al gewend aan af en toe thuiswerken. Om de omschakeling naar voltijds thuiswerken makkelijker te maken, mochten ze elke dag een paar uur van hun werktijd gebruiken voor bijvoorbeeld thuisonderwijs, mantelzorg of om gewoon even op te laden. “Thuiswerken is intensiever dan werken op kantoor, dus dat is nodig. Maar onze mensen zien ook de voordelen: thuis zijn ze productiever. Een belangrijke voorwaarde is wel dat je als werkgever je medewerkers vertrouwt. Vroeger werd weleens gezegd: ‘Vertrouwen is goed, maar controle is beter.’ Ik draai dat liever om” zegt Ingrid.
De tips uit de andere twee Pensioenpraat-sessies hebben we ook voor je op papier uitgewerkt. Dit zijn ze:
