We willen graag weten wie onze klant is
Als klant van Pensioenen van a.s.r. verwacht je zorgvuldige dienstverlening. Om dat te kunnen waarmaken, moeten wij vaststellen met wie wij zaken doen en hoe jullie organisatie is opgebouwd. Zo voorkomen we dat onze producten worden misbruikt voor witwassen, financieren van terrorisme of fraude. Deze controles zijn verplicht vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet 1977. We leggen graag uit wat dit voor jullie betekent.
Waarom en hoe doen we onderzoek?
Wat is Customer Due Diligence (CDD)?
Customer Due Diligence (CDD) betekent dat wij onze klanten goed moeten kennen. Dat doen wij met een klantonderzoek. Met dit onderzoek controleren wij:
- Wie onze klant is en wie de uiteindelijke belanghebbenden (UBO) van de organisatie zijn
- Waar het geld vandaan komt
- Of er risico’s zijn op misbruik van financiële producten en/of diensten
Zo herkennen wij risico’s op tijd, houden wij onze dienstverlening veilig én voldoen wij aan de wettelijke regels.
Wat houdt de Wwft in?
De Wwft verplicht financiële instellingen om witwassen en financieren van terrorisme te voorkomen. Dit betekent dat wij:
- Klantonderzoek doen
- Risico’s beoordelen en vastleggen
- Ongebruikelijke transacties melden
- Klantgegevens actueel houden en het klantbeeld blijven volgen
Zo dragen we bij aan een veilig financieel systeem en verkleinen we het risico op misbruik.
Wat houdt de Sanctiewet 1977 in?
De Sanctiewet 1977 zorgt ervoor dat Nederland internationale sancties volgt. Deze sancties zijn regels van de overheid. Ze moeten voorkomen dat geld terechtkomt bij landen, organisaties of personen die op een sanctielijst staan. a.s.r. mag daarom geen zaken doen met deze partijen. Dat is wettelijk verboden.
Waarom gelden deze wetten ook voor pensioenuitvoerders?
Pensioenuitvoerders beheren grote geldstromen en hebben daarom een belangrijke rol als poortwachter. Dat brengt risico’s met zich mee. Daarom moeten zij goed controleren waar het geld vandaan komt en wat ermee gebeurt. Zo helpen zij voorkomen dat pensioenproducten worden misbruikt om geld te verbergen of wit te wassen. Om dit risico zo klein mogelijk te maken, moeten pensioenuitvoerders zich houden aan de Wwft en de Sanctiewet 1977.
Hoe doet a.s.r. klantonderzoek?
Wij werken met een aanpak die past bij het risico van een organisatie. Dit betekent dat wij:
- Klanten en de uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s) identificeren en controleren
- Mogelijke integriteitsrisico’s beoordelen
- Klantgegevens actueel houden tijdens de looptijd van de relatie
- Periodiek opnieuw klantonderzoek doen
Wanneer kun je klantonderzoek verwachten?
1. Als u nieuwe klant wordt
Voordat de pensioenregeling start, doen wij een klantonderzoek. Daarbij controleren wij:
- Wie jullie organisatie is en welke bedrijfsactiviteiten zij uitvoert
- Wie namens jullie organisatie tekenbevoegd is
- Wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van jullie organisatie zijn
Hiervoor vragen we onder andere:
- Een recent KvK‑uittreksel (niet ouder dan 3 maanden)
- Actuele UBO‑gegevens (UBO-uittreksel niet ouder dan 3 maanden o f UBO verklaring)
- Als dat nodig is: een organogram
2. Als er wijzigingen zijn
Bij belangrijke wijzigingen doen wij opnieuw klantonderzoek, bijvoorbeeld bij:
- Een wijziging van de rechtsvorm
- Een wisseling van bestuur of UBO’s
- Een fusie of overname
- Een verplaatsing van uw organisatie naar het buitenland
- Een wijziging van de bankrekening
Zo houden wij uw gegevens actueel en betrouwbaar, zoals wet- en regelgeving voorschrijft.
3. Periodiek tijdens de looptijd
We zijn verplicht om jullie gegevens actueel te houden. Daarom controleren wij tijdens de looptijd regelmatig of de eerdere risicobeoordeling nog klopt. Wij kunnen jullie dan opnieuw vragen om:
- Een recent KVK‑uittreksel
- Een UBO‑uittreksel of UBO‑verklaring
- Als dat nodig is: een organogram
Gegevens die we kunnen opvragen
KvK-uittreksel
Wij vragen een KvK-uittreksel dat niet ouder is dan 3 maanden. Hiermee controleren wij:
- Of jullie organisatie bestaat en actief is
- Wie namens de organisatie tekenbevoegd is
- Hoe de organisatiestructuur eruitziet
Heeft je organisatie buitenlandse entiteiten? Dan vragen wij ook uittreksels uit buitenlandse handelsregisters van entiteiten die meer dan 25% eigendom of zeggenschap hebben.
Waarom vragen wij dit op?
Zo krijgen wij zoveel mogelijk een betrouwbaar en volledig beeld van uw organisatie en de bijbehorende risico’s.
UBO-gegevens
De Wwft verplicht ons om te weten wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van jullie organisatie zijn. Dit zijn de personen die eigenaar zijn of zeggenschap hebben. Daarom vragen wij:
- Een uittreksel uit het UBO‑register. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden.
- Of een UBO‑verklaring als registratie in het UBO-register niet verplicht is. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden.
Waarom vragen wij dit op?
Zo kunnen wij beoordelen of er personen zijn met een verhoogd risico. Daarnaast voldoen wij zo aan de wettelijke terugmeldplicht. Kloppen de gegevens in het UBO-register niet volgens ons klantonderzoek? Dan zijn wij verplicht dit te melden bij de Kamer van Koophandel.
Organogram
Een organogram, niet ouder dan 6 maanden, laat zien:
- Welke entiteiten deel uitmaken van de organisatiestruur
- Wie eigenaar is
- Wie zeggenschap heeft
Bekijk de eisen aan het organogram.
Waarom vragen wij dit op?
Met het organogram zien wij hoe jullie organisatie is opgebouwd. Zo kunnen wij beoordelen of er personen of andere organisaties zijn die een hoger risico vormen.
Identiteitsbewijs van tekenbevoegden
We vragen een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de personen die tekenbevoegd zijn.
- Het BSN en de pasfoto mag je afschermen
- Het documentnummer, de overige gegevens en de handtekening hebben wij nodig
Deze controle is verplicht volgens de Wwft. Zo weten we zeker dat de juiste personen namens jullie organisatie tekenen.
Aanvullende informatie
Soms vragen wij om extra documenten, bijvoorbeeld als informatie niet compleet, voor ons niet duidelijk of niet actueel is. Of als de informatie bij ons om een andere reden aanleiding geeft voor verdere vragen. Zo kunnen wij het klantonderzoek goed afronden.
Heb je vragen?
Neem dan contact met ons op. We helpen je graag.