Verminder verzuim met een goed verzuimprotocol

We helpen vaak werkgevers met hun verzuimprotocol, maar je kan hem ook zelf opstellen. Weet je niet waar je moet beginnen? Met deze 7 stappen zet jij een goed verzuimprotocol op! 

Stap 1: zorg dat het verzuimprotocol vindbaar is
Het klinkt vanzelfsprekend, maar het is van groot belang. Zorg dat werknemers weten waar ze het verzuimprotocol kunnen vinden, anders schiet het zijn doel voorbij. Je kunt nieuwe medewerkers bij indiensttreding ook het verzuimprotocol laten ondertekenen. Zo weet je zeker dat ze het hebben gelezen en weten hoe het proces verloopt. Kortom, waar je het verzuimprotocol ook plaatst, zorg dat het voor iedereen goed te vinden is!

Stap 2: leg het proces van ziekmelden vast
Duidelijkheid rondom het ziekmelden is belangrijker dan je denkt. Waar, wanneer en hoe meldt een medewerker zich ziek? Laat medewerkers bijvoorbeeld hun directe leidinggevende opbellen in plaats van zich ziek te melden via de groepsapp. 

Bespreek ook direct bij het ziekmelden hoe lang de medewerker verwacht ziek te zijn, welke werkzaamheden nog wel kunnen en hoe jij als werkgever je medewerker snel weer aan de slag kan helpen. Deze informatie geef je gelijk door aan de bedrijfsarts en/of de arbodienst waarmee je samenwerkt. Hiermee volg je de Wet verbetering poortwachter.

Stap 3: geef aan wanneer de medewerker bereikbaar moet zijn
Geef in het verzuimprotocol aan wanneer de medewerker bereikbaar moet zijn voor contact met jou, de arbodienst of de bedrijfsarts. Houd ook rekening met situaties waarin de medewerker bijvoorbeeld gaat logeren bij een familielid voor zijn herstel.  

Stap 4: breng de contactmomenten in kaart
Wanneer kan de medewerker een telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts verwachten? En wat kan een medewerker van zo’n gesprek verwachten? Zet dit soort zaken in het verzuimprotocol. Ook neem je daarin op wanneer de bedrijfsarts de medewerker kan oproepen voor een medisch onderzoek.
Specifieke afspraken met de arbodienst of bedrijfsarts staan in het contract dat je met hen hebt afgesloten en/of in hun aanvullende voorwaarden. Neem deze afspraken over in je verzuimprotocol.

Stap 5: bepaal de contactfrequentie tussen jou en de medewerker
Zet in het verzuimprotocol hoe vaak en op welke manier je contact hebt met je medewerker en wat je wil bespreken tijdens deze gesprekken. Je moet als werkgever minimaal elke zes weken contact hebben met je zieke werknemer.

Je werknemer moet meewerken in het proces. Hij moet openstaan voor regelmatig contact met de arbodienst of bedrijfsarts. Ook als het gaat om langdurig ziekzijn en re-integratie heeft de werknemer naast rechten ook verplichtingen. Denk aan het accepteren van passend vervangend werk. Zet dat allemaal in je verzuimprotocol.

Stap 6: stel een probleemanalyse op en maak een Plan van Aanpak
Als de medewerker langer ziek blijft, stelt de bedrijfsarts een Probleemanalyse (in week 6) op en moet er een Plan van Aanpak (in week 8) gemaakt worden. Alles is erop gericht om er samen met de werknemer voor te zorgen dat hij snel weer aan de slag gaat. Zet deze stappen ook in je verzuimprotocol.

Stap 7: houd rekening met sancties en klachten
In je verzuimprotocol neem je ook op wat er gebeurt als een medewerker zich niet de afspraken van het protocol houdt of niet voldoende meewerkt aan zijn herstel. Maar ook wat een medewerker kan doen als hij klachten heeft over bijvoorbeeld de arbodienst of bedrijfsarts.

Let op: zorg dat jouw verzuimprotocol voldoet aan de wettelijke regels. Deze regels zijn terug te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Gelden er binnen jouw bedrijf ook andere regels? Neem deze dan ook op in je verzuimprotocol.