Beheer bestaande klanten in Mijn pensioenportaal

In het nieuwe Mijn pensioenportaal ziet u en uw klant de details van de pensioenregeling en binnenkort ook van de bijbehorende documenten.

Nog niet alle functionaliteiten beschikbaar
De komende tijd blijven wij het portaal voor de werkgever nog verder ontwikkelen. In maart hebben verschillende releases plaatsgevonden, waarmee de performance behoorlijk is verbeterd. En er is een Engelse versie van het portaal beschikbaar. In een latere release wordt de voorkeurstaal ook 'vast gehouden'. Engelstalige (juridische) documenten, volgen later. Na verwachting komt in Q3 de pagina en 'ingediende wijzigingen' beschikbaar en in oktober de pagina 'Uw geldzaken'.

Grotere releases
Elk kwartaal zijn releases, waarin we verdere verbeteringen doorvoeren. We houden u na elke grote release op de hoogte in speciale edities van de nieuwsbrief. Zo laten wij u weten op welke vlakken er weer stappen gezet zijn.

We hebben iedere werkgever gevraagd de gegevens, zoals het mobiele nummer en het e-mailadres, van een hoofdcontactpersoon door te geven. De hoofdcontactpersonen hebben een e-mail met activatielink ontvangen om in te kunnen loggen in Mijn pensioenportaal via a.s.r. zakelijk.

Met de verbeterde veiligheid logt de hoofdcontactpersoon in via een 2-stappen-systeem. Als deze persoon op de link klikt, ontvangt de hoofdcontactpersoon een sms met inlogcode op het mobiele nummer, dat is opgegeven. Door het sms-bericht te bevestigen, krijgt de hoofdcontactpersoon toegang tot het nieuwe pensioenportaal. Vervolgens kan de hoofdcontactpersoon collega’s toegang geven.

Uw klant kan collega’s autoriseren in a.s.r. zakelijk
Wilt uw klant iemand autoriseren om te werken in Mijn pensioenportaal? Ga daarvoor naar a.s.r. zakelijk (niet naar Mijn pensioenportaal). Onder ‘Gebruikers en rollen’ kan men meerdere gebruikers autoriseren om via a.s.r. zakelijk in te loggen in Mijn pensioenportaal. Hier geeft men aan welke rollen en rechten ze hebben. Ook voor het wijzigen van een gebruikersnaam of wachtwoord kan men terecht op a.s.r. zakelijk.

Let op: Hadden meerdere personen toegang tot het oude Mijn Pensioenplein? Deze inloggegevens vervallen en zijn niet te gebruiken voor inloggen via a.s.r. zakelijk in Mijn pensioenportaal.

Als we geen (juiste) gegevens hebben ontvangen, kan uw klant u niet inloggen!
Heeft u of uw klant geen (juiste) gegevens van de hoofdcontactpersoon doorgegeven? Dan kunnen wij geen sms met inlogcode sturen. De hoofdcontactpersoon kan dan niet inloggen en kan geen collega’s autoriseren. Neem in dat geval snel contact met onze Servicedesk Zakelijk.

Heeft uw klant hulp nodig met het inloggen via a.s.r. zakelijk? Dan kan uw klant contact opnemen met Servicedesk zakelijk via (030) 257 86 98 of een e-mail sturen naar servicedesk.zakelijk@asr.nl. Wij zijn bereikbaar op werkdagen van 8.30 – 17.30 uur.

Mutaties doorgeven via salariskoppeling UPA
Geeft uw klant salaris- en dienstverbandgegevens door via de salariskoppeling UPA? Dan blijft uw klant de aangiftes aanleveren, zoals deze gewend was.

Nieuw contractnummer voor UPA
Begin januari heeft uw klant een e-mail ontvangen met een nieuwe contractnummer. Dit nummer heeft uw klant moeten (laten) aanpassen in de salarisadministratie.

Nieuw UPA-portaal
Geeft uw klant salaris- en dienstverbandgegevens door via de salariskoppeling UPA? Dan heeft uw klant  voor de afhandeling van UPA ook toegang gekregen tot het nieuwe UPA-portaal. Het inzenden van mutaties via de UPA-koppeling blijft onveranderd. In Mijn pensioenportaal kunnen door deze klanten geen dienstverband- en salarisgegevens doorgegeven worden.

Mutaties die uw klant na 15 december 2023 heeft ingestuurd, ziet uw klant straks terug in het nieuwe UPA-portaal. Deze mutaties verwerken wij apart handmatig in het nieuwe administratiesysteem. Nadat ze zijn verwerkt, ziet uw klant in Mijn pensioenportaal wat dit voor invloed heeft op de premie en de pensioenaanspraken.

Verwerking van UPA-bestanden
De mutaties van voor 1 januari 2024 zijn verwerkt. De uitdienstmutaties in 2023 zijn vrijwel allemaal verwerkt. De indienstmutaties in 2023 worden op dit moment verwerkt. Dit betekent wel dat er later nog een correctie komt op de premie en de beleggingseenheden van de werknemers over 2023.

De UPA-bestanden van januari worden verwerkt. Hierna volgt de verwerking van de UPA-bestanden van de daarop volgende periodes. De werknemers die in de tussentijd in dienst zijn getreden, nemen wel vanaf de datum van indiensttreding deel aan de pensioenregeling en bouwen vanaf dat moment ook pensioen op. Zij zijn ook verzekerd voor de risico’s van overlijden en arbeidsongeschiktheid. Zodra hun indiensttreding is verwerkt, ontvangen zij een welkomstmail met een link naar hun online pensioenomgeving ‘Mijn pensioen’.

Levert u mutaties aan via Benefits-Plaza?
Begin februari heeft Keylane in samenwerking met a.s.r. alle contracten met een pensioenregeling in het Werknemerspensioen, omgezet naar de nieuwe koppeling van Benefits-Plaza. De nieuwe contractnummers zijn opgenomen en de mutatiekoppeling met a.s.r. is geactiveerd. In een aantal gevallen bleek er helaas uitval van mutaties zijn. De afgelopen periode zijn verschillende bevindingen opgelost. 

Uitval bij deelnemers met buitenlands adres is opgelost
Er trad uitval op bij mutaties van deelnemers met een buitenlands adres. Deze mutaties bleven staan met de status 'Te verwerken' met een technische foutmelding. Dit probleem is opgelost en de betreffende mutaties zijn inmiddels succesvol verwerkt.  

Uitval door verschillen bij 'datum ingangsdatum deelname' is opgelost
Bepaalde mutaties bleven op status 'In behandeling bij verzekeraar' staan en werden vervolgens niet verwerkt. Deze uitval ontstond doordat een verschil was tussen de data bij Benefitz-Plaza en bij a.s.r. Door een aanpassing komt deze uitval inmiddels niet meer voor. Mutaties die eerder uitvielen, worden de komende tijd met terugwerkende kracht door a.s.r. verwerkt en daarna door Keylane afgerond in Benefits-Plaza. 

Controleer mutaties met melding 'Controle retourinformatie verzekeraar' en stuur opnieuw in
a.s.r. neem de ingestuurde mutaties in behandeling. Soms wordt u echter gevraagd de aangeleverde mutatie nogmaals te controleren. Dan ziet u de status 'In behandeling bij verzekeraar' verandert naar 'Controle retourinformatie verzekeraar'. Controleer altijd mutaties met deze melding en stuur de door u aangepast mutaties opnieuw in. 

Stuur mutaties met melding 'DatumAanvangDeelname mag niet voor DatumIngang liggen' opnieuw in
a.s.r. heeft een nieuw pensioenadministratiesysteem. Er trad uitval op bij gegevens van werknemers die al jarenlang in Benefits-Plaza geadministreerd staan. En in het verleden gedurende de maand in dienst waren gekomen. Deze gegevens zijn aan de regeling gekoppeld, per de eerste van de maand. Dit kan echter niet opgenomen worden in het nieuwe pensioenadministratiesysteem. Deze mutaties werden hierdoor niet verwerkt. U zag hierbij de melding 'DatumAanvangDeelname mag niet voor DatumIngang liggen'. Sinds 9 april stuurt Benefits-Plaza de datum indienst mee (DatumAanvangDeelname), als de 'datum indienst' na de 'datum ingang polis' ligt in Benefits-Plaza. Hierdoor vallen deze mutaties niet meer uit.

Wij vragen u de mutaties met de melding 'DatumAanvangDeelname mag niet voor DatumIngang liggen' opnieuw in te sturen, door deze terug te zetten in de workflow in Benefits-Plaza.  

Synchroniseer de gegevens van de werknemers
Veel mutaties vallen uit omdat er (nog) gegevens ontbreken, als de gegevens van de werknemers niet gesynchroniseerd zijn. U herkent deze uitval aan de melding 'Datum aanvang deelname jjjj-mm-dd ligt niet in het aangeleverde tijdvak (2024-01-01 - 2024-12-31). Dit is verplicht voor een nieuw dienstverband'. 

Keylane heeft begin februari het 'Synchroniseren werknemergegevens met bronsysteem' op 'Ja' gezet. Wanneer u de instellingen niet heeft aangepast, wordt de synchronisatie automatisch uitgevoerd. Bied na een succesvolle synchronisatie de mutaties met bovenstaande melding opnieuw aan. U ben zelf verantwoordelijk voor het beheer van en de controle op de betreffende gegevens van de werknemers. 
​

Levert u mutaties aan via EBlinC?
Dan kunt u de mutaties gewoon blijven doorvoeren. U wordt door EBlinC geïnformeerd over het aanleveren van mutaties en de verwerking hiervan. 

In het nieuwe Mijn pensioenportaal wordt naar verwachting in oktober de pagina ‘Uw geldzaken’ toegevoegd, met een compleet overzicht van de financiële zaken.

Rekening-courant
In het oude Mijn pensioenplein werden de mutaties eens per maand verwerkt. Voortaan werken we met een rekening-courant, waarbij de mutaties de volgende dag al verwerkt zijn. Als er een wijziging wordt doorgegeven, ontvangt uw klant de volgende dag de factuur. In het Postvak bij ‘Documenten’ vindt u de facturen en de rekeningoverzichten van de rekening-courant terug. De incasso vindt altijd plaats op basis van het totaal openstaand saldo in de rekening-courant, op de eerste van de maand.

Veel facturen
Het kan zijn dat uw klant op dit moment veel facturen ontvangt. Daarvoor is een aantal oorzaken:

• Heeft u een mutatie doorgegeven, die financiële gevolgen heeft? Dan ontvangt uw klant de volgende dag een factuur met een specificatie. Ons administratiesysteem is aangesloten op SAP. SAP werkt altijd op basis van dag-verwerking. Dit kan niet worden aangepast naar een maandbundeling.
• Veel mutaties moeten met terugwerkende kracht verwerkt worden. Dit wordt gedaan op basis van de soort mutatie. Hierdoor kan het voorkomen dat de ene dag een nieuwe werknemer wordt opgevoerd, de dag erna een ontslag en een dag later weer een parttimewijziging. Hierdoor ontvangt uw klant dan drie dagen een factuur.
• Daarnaast zijn er veel facturen met hele kleine bedragen (centen). Bijvoorbeeld bij pensioenregelingen met Verzekerd pensioen of Anw-pensioen. Dit wordt naar verwachting in juli opgelost.
• Bij elke wijziging ontving uw klant een notificatie. Voortaan ontvangt uw klant alleen nog maar een notificatie van het rekening-courant afschrift. Dit vermindert het aantal berichten dat uw klant ontvangt. 

Het kan zijn dat u een mutatie heeft doorgegeven en deze niet terugziet op de factuur. Soms duurt de verwerking van de facturen langer. Dan zijn de facturen niet op tijd klaar om in het portaal te worden geplaatst. Pas 24 uur later kunnen deze facturen in het portaal worden geplaatst.

In mei wordt op de factuur een totaaltelling per dekking toegevoegd. Op de specificatie is de periode vermeld waarover een premie is aangepast. De reden van de aanpassing is helaas niet zichtbaar op de specificatie.

Nieuw bankrekeningnummer
We werken met een nieuw bankrekeningnummer NL39 ABNA 0625 8796 51, ten name van ASR Betalingscentrum B.V. Uw klant ontving eind december een mandaatbrief met de nieuwe incassogegevens. Het nieuwe bankrekeningnummer wordt ook op de facturen vermeld.

Lagere premie
Mogelijk is de premie voor de werknemers per 1 januari lager, als gevolg van een hogere franchise en omdat eventueel de salarisgegevens voor 2024 nog niet aangeleverd en verwerkt zijn.

Alle polissen van werknemers met een regeling in het Werknemerspensioen zijn op 22 januari, met de stand van 1 januari 2024, overgezet naar het nieuwe administratiesysteem. Er is niets veranderd qua registratienummers (polisnummers). Alleen ex-partners hebben een nieuw registratienummer gekregen.

De werknemers hebben een e-mail ontvangen met een link naar hun nieuwe persoonlijke pensioenomgeving Mijn pensioen. De werknemers zien hier hoe ze er voor staan met hun pensioen en welke mogelijkheden ze hebben om het pensioen aan te laten sluiten op hun wensen. Hebben werknemers vragen? Of willen ze een wijziging doorgeven, voordat ze een uitnodiging hebben ontvangen voor Mijn pensioen? Dan kunnen ze contact opnemen met onze klantenservice.

Werkgevers die met verlof of arbeidsongeschikt zijn
De gegevens van arbeidsongeschikte werknemers zijn ook overgezet naar het nieuwe administratiesysteem. Dit geldt ook voor werknemers die met verlof zijn. Deze werknemers worden hierover later apart geïnformeerd.

Werknemers die voor 1 januari 2024 in dienst zijn gekomen
De aanmeldingen van werknemers die voor 1 januari 2024 in dienst zijn gekomen zijn verwerkt. Deze nieuwe deelnemers ontvangen een welkomstmail met een link naar hun online pensioenomgeving ‘Mijn pensioen’.

De werknemers ontvangen elk jaar een pensioenoverzicht (Uniform pensioenoverzicht). Het Uniform pensioenoverzicht gaat altijd over een kalenderjaar. De werknemers hebben het UPO over 2023 ontvangen.