| November 2023 | • Toegang nieuw pensioenportaal via Cockpit. |
| Tot 15 december 2023 | In het huidige werkgeversportaal: |
| 15 december 2023 | • Huidig offerteportaal sluit. |
| 15 december 2023 – 24 januari 2024 | • Mutatiestop. Geen mutaties mogelijk via werkgeversportaal. Mutaties opsparen. |
| 20 januari 2024 | • Omzetting gegevens bestaande werkgevers en werknemers naar nieuw administratiesysteem. |
| 24 januari 2024 | • Bestaande werkgevers en werknemers krijgen toegang nieuw werkgevers- en werknemersportaal |
| Na 24 januari 2024 | • Opgespaarde mutaties doorgeven in nieuw werkgeversportaal. |
| 2024 | • Doorontwikkeling portalen. |
a.s.r. heeft besloten om de omzetting van de gegevens naar het nieuwe administratiesysteem te verzetten naar 22 januari 2024 (met de stand van 1 januari 2024). We hebben dit besluit genomen, zodat u en uw klanten iets langer de tijd hebben om mutaties aan te leveren. Daarnaast valt de periode van de mutatiestop dan samen met de feestdagen, waarin gewoonlijk wat minder mutaties worden aangeleverd. Bovendien zijn er na de omzetting in januari direct meer nieuwe functionaliteiten beschikbaar in de nieuwe portalen. Werkgevers worden vooraf geïnformeerd over de omzetting naar het nieuwe administratiesysteem. Met een aantal zaken voor de omzetting kunnen u en uw klant rekening houden.
Zorg ervoor dat u bij bent met het doorgeven van mutaties in het huidige werkgeversportaal
Zorg ervoor dat uw klanten goed bij zijn met het doorgeven van de mutaties in het huidige werkgeversportaal. Hierdoor worden de meest actuele gegevens meegenomen in de omzetting naar het nieuwe administratiesysteem. Zo voorkomen we, dat er veel mutaties na de omzetting alsnog moeten worden doorgevoerd en dat er correctie-facturen volgen.
Van 15 december 2023 tot en met 24 januari 2024 is het niet mogelijk mutaties door te geven. Spaar in deze periode de mutaties tijdelijk op.
De werkgever en u blijven wel toegang houden tot het huidige werkgeversportaal en hebben inzage in de gegevens. Na de omzetting ontvangen u en uw klant bericht, waarin we laten weten hoe de opgespaarde mutaties kunnen worden doorgegeven in het nieuwe werkgeversportaal. We verwerken hierna de mutaties met terugwerkende kracht.
Komen er werknemers in dienst in deze periode? Dan zijn ze wel verzekerd, ondanks dat ze nog niet zijn aangemeld.
Mutaties via UPA
Worden mutaties aangeleverd via een salariskoppeling (Uniforme pensioenaangifte/UPA)? Dan kunt u de aangiftes blijven aanleveren, zoals u gewend bent. November is de laatste maand waarvan de aangiftes nog wordt verwerkt voor de omzetting. De aangiftes vanaf december kunt u gewoon aanleveren, maar worden na de omzetting in chronologische volgorde verwerkt.
Mutaties via Benefits Plaza of EBlinC
Worden mutaties aangeleverd via Benefits Plaza of EBlinC? Dan kunt u de mutaties gewoon blijven doorvoeren zoals u gewend bent. In Benefits-Plaza is de ‘werknemersretour-koppeling’ van 15 december 2023 tot 24 januari 2024 niet beschikbaar. De mutaties die u invoert bij Benefits-Plaza of EBlinC, worden verzameld en worden na de omzetting pas verwerkt. De werkgevers worden ook geïnformeerd door Benefits-Plaza of EBlinC geïnformeerd.
Het inloggen in het nieuwe werkgeversportaal verloopt na de omzetting voor werkgevers via a.s.r.-zakelijk. Met de verbeterde veiligheid, kan de werkgever alleen inloggen via een 2 stappen-systeem. Via een sms op de mobiele telefoon wordt geverifieerd of de juiste persoon inlogt.
Voor de eerste inlog hebben wij daarom per werkgever gegevens nodig (o.a. mobiele nummer en e-mailadres) van een hoofdcontactpersoon. Stem met uw klant af wie deze gegevens doorgeeft. Het is belangrijk dat wij deze gegevens zo snel mogelijk ontvangen.
Geef de gegevens van de hoofdcontactpersoon door via het formulier in het oude werkgeversportaal. Deze gegevens kunt u nog steeds in het oude pensioenportaal doorgeven. Ondanks dat u geen mutaties meer kunt doorgeven.
De hoofdcontactpersoon ontvangt na de omzetting een e-mail, waarin wordt uitgelegd hoe kan worden ingelogd. Door op de link te klikken, wordt een sms gestuurd naar het mobiele nummer dat is opgegeven. Door het sms-bericht te bevestigen, krijgt de hoofdcontactpersoon toegang tot het werkgeversportaal en kan vervolgens andere personen (opnieuw) autoriseren.
Let op: hebben er op dit moment meerdere personen toegang tot het huidige werkgeversportaal? Dan vervallen de inloggegevens voor het nieuwe werkgeversportaal. De hoofdcontactpersoon zorgt ervoor, dat na de omzetting personen (opnieuw) geautoriseerd worden en de juiste rechten krijgen.
Heeft uw klant meerdere contracten? Dan ontvangt uw klant apart bericht over het inloggen.
Let op: de omzetting van de gegevens naar het nieuwe administratiesysteem is verzet naar 20 januari 2024. De planning van de facturering is hierop aangepast.
Eind december ontvangt de werkgever een factuur over mutaties in de periode tot 15 december
De werkgever ontving in oktober en november facturen, zoals deze gewend was. In de periode dat we de administratie overzetten naar de nieuwe administratie, is het niet mogelijk om een factuur te genereren. Zijn er na de laatste factuur tussen medio november en 15 december mutaties doorgevoerd? Dan ontvangt de werkgever op 21 december een notificatie, dat er in het huidige portaal, een factuur klaarstaat voor de periode tot 15 december. Rond 27 december wordt het bedrag dat vermeld staat op de factuur geïncasseerd of uitbetaal. De factuur en de specificatie zijn te vinden in het huidige portaal bij ‘Dossier’. Zijn er in die periode geen mutaties doorgevoerd, dan krijgt de werkgever geen factuur.
De werkgever ontvangt op 27 december een notificatie, dat er in het huidige portaal een voorlopige factuur klaarstaat voor de premieprolongatie van januari. Die incasseren we op 2 januari. Zo kunnen we ondanks de omzetting tijdig de premies van de werknemers beleggen. Ook deze factuur en specificatie zijn te vinden in het huidige portaal bij ‘Dossier’.
Nieuw bankrekeningnummer
We gaan vanaf januari 2024 werken met een nieuw bankrekeningnummer NL39 ABNA 0625 8796 51, ten name van ASR Betalingscentrum B.V. Op de voorlopige factuur voor januari wordt het nieuwe bankrekeningnummer al vermeld. De werkgever ontvangt van ons eind december een mandaatbrief met de nieuwe incassogegevens.
Eind december ontvangt uw klant een voorlopige factuur voor januari. Eind januari, na de omzetting, wordt de werkelijke premie berekend over januari. De werkgever ontvangt een notificatie, dat de definitieve factuur klaarstaat in het nieuwe werkgeversportaal.
De volgende zaken worden hierna in de rekening-courant geboekt:
In het huidige werkgeversportaal zijn de facturen bij ‘Dossier’ te vinden en de mutaties worden eens per maand verwerkt.
In het nieuwe werkgeversportaal ontvangt de werkgever dagelijks facturen, als er gemuteerd wordt en gaat er gewerkt worden met rekening-courant. Elke factuur wordt geboekt in de rekening-courant. Hiervan zijn de specificaties te vinden in het nieuwe werkgeversportaal bij ‘Documenten’. De incasso vindt altijd plaats op basis van het totaal openstaand saldo in de rekening-courant per de eerste van de maand.
In het nieuwe werkgeversportaal vindt u begin 2024 de nieuwe pagina ‘Uw geldzaken’, met een compleet overzicht van de financiële zaken. Omdat we gaan werken met een rekening-courant, kunt u bij ‘Uw geldzaken’ zien dat de mutaties dagelijks worden verwerkt. Zo heeft u een transparant en actueel overzicht van de financiële zaken.
De gegevens van bestaande werkgevers en hun werknemers zetten we eind januari over met de stand van 1 januari naar het nieuwe administratiesysteem. Er verandert niets qua registratienummers (polisnummers). Alleen ex-partners krijgen een nieuw registratienummer. De ex-partners ontvangen hierover na de omzetting een brief.
Vanaf 24 januari 2024 krijgt u als adviseur toegang tot het nieuwe werkgeversportaal van uw bestaande klanten.
Vanaf 15 december 2023 tot en met 24 januari 2024 hebben werknemers nog steeds toegang tot het huidige werknemersportaal, maar ze kunnen in die periode geen wijzigingen doorgeven (mutatiestop). In die periode zetten wij namelijk alle gegevens over naar het nieuwe administratiesysteem. Willen werknemers extra inleggen of bijvoorbeeld wisselen van beleggingsprofiel? Dan kunnen ze dat eind januari weer doorgeven.
Voor de omzetting worden de werknemers geïnformeerd over de omzetting en dat zij enige tijd geen wijzigingen via het deelnemersportaal kunnen doorgeven.
Na de omzetting ontvangen de werknemers een bericht. Daarin nodigen wij ze uit een kijkje te nemen in het nieuwe werknemersportaal. Hier kunnen ze zien hoe ze ervoor staan met het pensioen en welke mogelijkheden ze hebben om het pensioen aan te laten sluiten op hun wensen.
De werknemers ontvangen elk jaar een pensioenoverzicht (Uniform pensioenoverzicht). Het Uniform pensioenoverzicht gaat altijd over een kalenderjaar. Eerder is aangegeven dat de werknemers eenmalig in 2024 twee aparte pensioenoverzichten zouden ontvangen. Omdat de omzetting is verschoven naar eind januari 2024, krijgen de werknemers gewoon één UPO over 2023.
Heeft u een vraag over het inloggen via Cockpit in uw pensioenportaal? Neem dan contact op met Servicedesk zakelijk via (030) 257 86 98 of stuur een e-mail naar servicedesk.zakelijk@asr.nl. Wij zijn bereikbaar op werkdagen van 8.30 – 17.30 uur.
Heeft u pensioeninhoudelijke vragen? Neem dan gerust contact op met uw accountmanager of uw commercieel relatiebeheerder. Of u kunt gebruikmaken van het Contactformulier. Dan bellen we u terug.