ACN Apotheken had veel ziekmeldingen zonder duidelijke oorzaak. Jolanda Westra van hr bracht het verzuim in kaart met als doel dit te verminderen. Maar hoe voer je het beste een verzuimgesprek? En wat mag je wel én niet vragen? Freerk Tuinenga, duurzame inzetbaarheidsconsultant bij a.s.r., geeft tips.
Jolanda Westra is verantwoordelijk voor hr bij ACN Apotheken, een keten met 9 vestigingen in Noord-Holland. Apotheken zijn vaak druk met klanten die binnenkomen met problemen, pijn en ergernissen. De soms heftige gesprekken aan de balie maken het werk intensief. Daarnaast hebben apotheken ook te maken met gebruikelijke vormen van ziekteverzuim.
Om die redenen wilde Jolanda goed voorbereid de verzuimgesprekken ingaan. Hiervoor kreeg ze belangrijke tips in 2 trainingen van Freerk. Jolanda: ‘We hebben de gesprekken geoefend met een actrice; dat is heel confronterend en leerzaam. En ik leerde met gerichte inzichten en handvatten lastige gesprekken voeren, zodat medewerkers zich meer gehoord voelen.’
Volg de training Verzuimgesprekken voeren
Door op de juiste momenten en op een goede manier het gesprek met je zieke medewerker te voeren, kun je de verzuimduur flink verkorten. Leer in 1 dag hoe je dit aanpakt.
Volgens Freerk begint effectief verzuimbeleid met een belangrijk inzicht: verzuim is bijna nooit alleen een medische zaak. ‘Slechts zo'n 20 procent van het verzuim in Nederland is echt medisch, waarbij je als werkgever gewoon moet wachten tot iemand herstelt. Het grootste deel van verzuim bestaat uit medewerkers die zich bij lichte klachten ziekmelden of uitvallen door bijvoorbeeld mentale overbelasting.’
Juist bij die laatste groep is gedrag belangrijk, zegt Freerk. ‘Het gaat erom: hoe makkelijk meldt iemand zich ziek? Hoe vaak gebeurt het? En hoe ga je als leidinggevende het gesprek aan over dat gedrag zonder de privacy van de medewerker te schenden?’
Freerk vertelt dat de schade vaak al is aangericht wanneer een medewerker zich ziekmeldt. De werkdruk wordt hoger, collega's moeten extra werk doen en de kosten stijgen. ‘Toch biedt juist dat eerste contactmoment een belangrijke kans om langdurig verzuim te voorkomen. Een ziekmelding via WhatsApp of e-mail verlaagt de drempel om je af te melden enorm. Bij a.s.r. adviseren we altijd: laat mensen bellen. 's Ochtends om zich ziek te melden en later op de dag nog eens om te laten weten hoe het gaat. Je verlaagt daarmee het gemak waarmee iemand zich ziekmeldt en vergroot tegelijkertijd het gevoel van betrokkenheid.’
Lees meer tips van Freerk om verzuim van medewerkers te voorkomen.
Veel werkgevers vragen zich af wat ze precies mogen vragen in een verzuimgesprek. Wat veel mensen niet weten: je mag niet vragen naar de reden van de ziekmelding, zelfs niet indirect. Freerk: ‘Wat wél mag is ruimte bieden aan de medewerker om zelf iets te delen als hij of zij dat wil. Daarvoor is vertrouwen essentieel. Een goed verzuimgesprek draait om verbinding. Het gaat erom dat de medewerker voelt: ik mag hier alles vertellen. Niet omdat het moet, maar omdat de sfeer ernaar is. Probeer als leidinggevende met open vragen de medewerker zelf aan het denken te zetten: wat heb jij nodig om weer aan het werk te kunnen?’
Freerk ziet regelmatig dat werkgevers het moeilijk vinden om grenzen te stellen, juist omdat ze zo betrokken zijn. ‘Leidinggevenden durven daardoor niet aan te kaarten dat het verzuim ook gevolgen heeft voor het team. Terwijl het juist belangrijk is om dat wél bespreekbaar te maken, op een respectvolle manier.’
Gedrag is een belangrijk signaal. Geef medewerkers die zich vaker dan gemiddeld ziekmelden extra aandacht om zo te begrijpen wat er speelt. ‘Als iemand bijvoorbeeld altijd na een festival ziek is, moet je het gesprek aangaan. Niet met een verwijtende toon, maar door te kijken: hoe kunnen we dit anders organiseren? Misschien door het rooster aan te passen.’ Verzuim voorkomen begint bij aandacht, benadrukt Freerk. ‘En die geef je niet pas als iemand uitvalt, maar al daarvóór. Als je echt contact maakt met je mensen, voorkom je veel problemen. En als het dan toch misgaat, weet dan in elk geval hoe je moet praten.’
- Vraag medewerkers zich ziek te melden door te bellen. Je verlaagt zo het gemak waarmee iemand zich ziekmeldt en vergroot tegelijkertijd het gevoel van betrokkenheid.
- Geef ruimte aan de medewerker om zelf iets te delen als hij of zij dat wil. Stel als leidinggevende open vragen, zoals: wat heb jij nodig om weer aan het werk te kunnen?
- Maak ook de gevolgen van het verzuim voor het team bespreekbaar, op een respectvolle manier.
- Meldt iemand zich vaker dan gemiddeld ziek? Ga dan het gesprek aan om te begrijpen wat er speelt, zonder verwijten te maken.
De expert
Freerk Tuinenga is duurzame inzetbaarheidsconsultant bij a.s.r. en helpt werkgevers verzuim voorkomen en verminderen. Communicatie noemt hij het krachtigste wapen van werkgevers. ‘Je hoeft geen arts of psycholoog te zijn, maar je kunt wel leren hoe je op een goede manier het gesprek voert.’
a.s.r. helpt organisaties om de financiële, fysieke en mentale fitheid van medewerkers te verbeteren. Bijvoorbeeld met een verzuimverzekering. Hierbij helpen we je niet alleen bij uitval van medewerkers, maar ook met voorkomen van verzuim. Daarnaast vind je in onze Dienstenwinkel een uitgebreid aanbod van preventieve en re-integratiediensten, opleidingen en trainingen. En krijgen jouw medewerkers toegang tot a.s.r. Vitality, waarmee we hen belonen voor gezonde keuzes.
Het originele artikel is gepubliceerd in de NRC.
Originele tekst door Robert Heeg
Fotografie door Marijn Fidder