Ga naar de hoofdinhoud

Een goed debiteurenbeheer helpt je als ondernemer om je debiteurenrisico te beperken. En grip op je debiteuren is heel belangrijk om grip op je financiën te houden. Lees hier hoe een goede debiteurenadministratie helpt om je bedrijf financieel gezond te houden.

Wat is debiteurenbeheer en debiteurenrisico?

Het woord zegt het eigenlijk al; debiteurenbeheer is het beheren van je debiteuren ofwel klanten die nog een openstaande rekening bij je hebben. Hieronder valt alles wat je doet om klanten zo snel mogelijk te laten betalen. Het risico dat een debiteur niet op tijd betaalt, noemen we debiteurenrisico.

Waarom is een goede debiteurenadministratie belangrijk?

Goed debiteurenbeheer helpt jou bij het op tijd krijgen van je geld.Daarom is het belangrijk om de post debiteuren op je balans goed in de gaten te houden. Hoe lager deze post is in verhouding tot je omzet, hoe beter. Niet alleen voor de financiële gezondheid van je bedrijf, maar ook voor je eigen gezondheid. Op tijd betalende klanten dragen immers bij aan een goede cashflow én minder stress

De wettelijke betalingstermijn

De wettelijke betalingstermijn is de periode waarbinnen een factuur betaald moet zijn. Deze betalingstermijn vermeld je niet alleen in je algemene voorwaarden, maar ook in het overeengekomen contract en op je factuur.Betalen binnen 30 dagen is gangbaar bij bedrijven. De maximale wettelijke betaaltermijn voor bedrijven is 60 dagen, voor de overheid is dit 30 dagen.

Sinds 1 juli 2022 moeten grote bedrijven de rekeningen van het midden- en kleinbedrijf ook binnen maximaal 30 dagen betalen. Deze nieuwe wettelijke betalingstermijn zorgt dat jij sneller je geld krijgt, zodat je dit sneller weer kunt inzetten voor je bedrijf.

Tips om klanten op tijd te laten betalen

Maak vooraf met je klant duidelijke afspraken over je factuur, zoals:

  • Wat er voor je klant op de factuur moet staan en op welke plaats, bijvoorbeeld een inkoopnummer (ook wel Purchase Order of kortweg PO-nummer genoemd).
  • Het type factuur dat een klant het liefst ontvangt; een e-factuur, een pdf of een papieren factuur. Of wil je klant wellicht liever betalen via een digitaal betaalverzoek of iDEAL? Zorg vervolgens dat je factuur klopt en dat je deze zo snel mogelijk verstuurt na levering van je product of dienst. Wettelijk moet je een factuur versturen op uiterlijk de 15e van de eerstvolgende maand nadat je het product of dienst hebt geleverd
  • Eventuele korting bij snelle betaling of vooruitbetaling. Als je klant bereid is om vooruit te betalen, is jouw risico minimaal. Bij levering aan zakelijke klanten gelden hiervoor geen spelregels. Wel kun je vooruitbetalende klanten eventueel korting geven
Bij levering aan consumenten is er wel een aantal regels; consumenten mogen voor te leveren producten wettelijk maximaal 50% vooruitbetalen. Dit geldt niet wanneer je een webshop hebt. Kiest een klant van je webshop voor betaling via iDEAL, dan is volledige vooruitbetaling wel toegestaan. Vooruitbetaling is dan weer niet gebruikelijk wanneer je diensten in plaats van producten levert aan consumenten.

 

Je klant betaalt de factuur niet, wat nu?

Als een klant een factuur niet op tijd betaalt, dan zijn dit de gebruikelijke stappen die je kunt nemen:

  • Stuur je klant eerst een betalingsherinnering (2 dagen na de vervaldatum van de betaaltermijn).
  • Bel je klant vervolgens om te checken of er eventueel nog onduidelijkheden over de factuur zijn.
  • Stuur 7 dagen na je eerste betalingsherinnering een aanmaning (2e betalingsherinnering). Verstuur deze aangetekend per post met ontvangstbevestiging.
  • Stuur 7 dagen na je tweede betalingsherinnering een pré-incasso. Ook deze verstuur je weer aangetekend per post met ontvangstbevestiging. In deze pré-incasso vermeld je op een nette manier dat je tot nu toe geen betaling hebt ontvangen. En dat je over 14 dagen (de wettelijke termijn) genoodzaakt bent om een incassobureau in te schakelen.
  • Bel na deze 14 dagen nogmaals om te proberen de betaling zonder incassobureau af te handelen. Vermeld hierbij ook de mogelijke extra kosten van een incassobureau.
  • Schakel pas na de wettelijke termijn van 30 dagen een incassobureau in. Een incassobureau zal je klant vervolgens nog een of meerdere aanmaningen sturen. Je klant moet deze aanmaningen binnen 14 dagen betalen. Het incassobureau mag hierbij geen dwang gebruiken.
Betalingsregeling voorstellen
Een andere mogelijkheid is om aan je klant een betalingsregeling voor te stellen. Bekijk hierbij wel eerst of dit echt een oplossing biedt, en zet deze afgesproken betalingsregeling ook op papier. Als je klant op de afgesproken momenten betaald heeft, kan deze regeling weer vervallen.

Wettelijke rente doorberekenen

Over de periode waarin je klant niet betaalt nadat de betalingstermijn is verlopen, mag je wettelijke rente doorberekenen. Dit is de rente die je als schuldeiser kan eisen als een klant een betalingsachterstand heeft. Vanaf 1 januari 2023 is de wettelijke rente 4,0% (voor niet-handelstransacties) of 10,5% (voor handelstransacties). Je hebt dan ook recht op een standaard vergoeding van maximaal 40 euro, plus een vergoeding voor juridische kosten of incassokosten.

Deurwaarder inschakelen

Als het je ondanks alles niet lukt om je klant te laten betalen, schakel dan een deurwaarder in. Een deurwaarder kan voor jou de schuld bij je klant innen of een betalingsregeling met je klant afspreken. Reageert je klant niet, dan kan de deurwaarder je klant dagvaarden. In de dagvaarding staat dan waar en wanneer je klant zich bij de rechter moet melden. Als je klant zich niet aan de uitspraak van de rechter houdt, dan mag de deurwaarder beslag leggen op inkomsten of bezittingen van je klant.

Debiteurenbeheer uitbesteden of zelf doen?

Als je debiteuren regelmatig te laat betalen, heeft dit invloed op je cashflow. Om dit op te lossen, kun je ervoor kiezen om je debiteurenbeheer uit te besteden. Dit noemen we ook wel debiteurenfinanciering of factoring. Ondanks de extra kosten die hieraan verbonden zijn, kan dit een goede optie zijn om je cashflow op peil te houden. De factoringmaatschappij neemt dan je openstaande facturen over en betaalt jou direct het openstaande bedrag. Zo heb je direct weer geld te besteden. Als vergoeding hiervoor houdt de factoringmaatschappij een bepaald percentage in.

Alles over de AOV

Als ondernemer denk je na over je toekomst. Heb je een vangnet als je arbeidsongeschikt raakt en heb je wel een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) nodig? Als ondernemer moet je zelf voor inkomen zorgen wanneer je niet kunt werken door ziekte of na een ongeval. Met een AOV ben je verzekerd van inkomen bij arbeidsongeschiktheid. Hier lees je alles wat je wilt weten over de AOV.

{ "dialog": { "homeItemId" : "42fdf1c1-a8f6-43d1-9dec-ce9c9b829900", "urlChat" : "/api/dialog/Chat/", "urlCM": "/api/dialog/Conversation/", "urlCMReporting": "", "tokenApiEndPoint": "/api/token/get", "feedbackDelay": 2000, "feedbackDelayExtended": 60000, "greeting": [ "\u003cspan style=\"background-color: #ffffff; color: #2a292e;\"\u003eGoedemiddag, welkom bij a.s.r.\u003c/span\u003e", "\u003cspan style=\"background-color: #ffffff; color: #2a292e;\"\u003eStel ons hieronder je vraag. We helpen je graag verder\u003c/span\u003e" ], "regEx": "^[A-Za-z0-9'`‘’\\xC0-\\xD6\\xD8-\\xF6\\xF8-\\xFF!@#$^&()_+/|€,\\.\\-\\s]{0,200}$", "readMore": "Lees meer", "initInputPlaceholder": "Typ je vraag in een paar woorden", "inputPlaceholder": "Typ een reactie of andere vraag", "buttonText": "versturen", "agentDisconnected": "Onze medewerker heeft de chat afgesloten.", "startChat": "Je chat nu met een a.s.r. medewerker", "subjectPrefix": "conversatiestarter", "chatGroupIsOpen": {"KS_HD_C_MIJNASR":true,"PEN_C_IDV2":true,"SCH_Pcl_C_AVP_ASRNL":true,"SCH_Pcl_C_REIS_ASRNL":true,"SCH_Pac_C_ASRNL":true,"SCH_Pdb_C_ASRNL":true,"SCH_Pcl_C_VERKEER_ASRNL":true,"SCH_Pcl_C_BRAND_ASRNL":true,"ARD_C_DB":true,"ARD_C_KLANTADVIES":true}, "occupiedMessage": "Oeps, al onze medewerkers zijn in gesprek. Een moment geduld alsjeblieft", "promptTitle": "Chat sluiten?", "promptText": "Weet je zeker dat je de chat wilt afsluiten?", "Yes": "Ja", "No": "Nee", "chatAvailable": "Chat met ons", "chatOccupied": "De chat is tijdelijk bezet", "chatOff": "De chat is nu gesloten", "subjects": [ { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/verzekering-afsluiten.svg", "title": "Product afsluiten", "chatMessage": "Product afsluiten", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/schade-melden.svg", "title": "Schade melden", "chatMessage": "Schade melden", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/gegevens-wijzigen.svg", "title": "Gegevens wijzigen", "chatMessage": "Gegevens wijzigen", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/fondsen-en-koersen-informatie.svg", "title": "Fondsen en koersen", "chatMessage": "Fondsen en koersen", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/contact.svg", "title": "Contact opnemen", "chatMessage": "Contact opnemen", "variantA": true, "variantB": true } ] } } { "dialogErrorModals": { "firstModal": { "message": "Er is helaas een storing. Onze chatbot loopt vast. Klik op vernieuwen om het nog een keer te proberen. Je gesprek blijft bewaard.", "primaryBtn": { "text": "Vernieuwen" } }, "secondModal": { "message": "Helaas, de storing is er niet mee verholpen. Probeer het later op de dag nog een keer of vul het contactformulier in.", "primaryBtn": { "text": "Naar contactformulier", "href": "/contact" }, "secondaryBtn": { "text": "Melding sluiten" } } } }