Wat als een medewerker ziek wordt of arbeidsongeschikt raakt? Welke stappen moeten jij en de medewerker dan precies doorlopen? Het is slim om alle afspraken en regels vast te leggen in een verzuimprotocol. Van ziekmelding tot betermelding. Hieronder lees je hoe je een goed verzuimprotocol opstelt. 

Snel naar:
Waarom een verzuimprotocol?

Als alle stappen rondom ziekteverzuim duidelijk zijn vastgelegd in een verzuimprotocol, kan de re-integratie van je zieke medewerker eerder starten. En hoe eerder de re-integratie begint, hoe sneller je medewerker weer aan de slag kan. Daarom is het van belang dat het voor iedereen duidelijk is wie wanneer wat moet doen. 

Duurt het verzuim van je werknemer langer dan verwacht? Dan kan een verzuimprotocol ook de basis zijn voor een Plan van Aanpak of een re-integratieverslag.  

Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en verzuimbeleid?

In een verzuimbeleid staat vermeld hoe je organisatie omgaat met verzuim. Een (ziekte)verzuimbeleid regelt het ziekteverzuim; van de ziekmelding en begeleiding van de zieke werknemer tot re-integratie en het voorkomen van verzuim. Het verzuimprotocol is weer een onderdeel van het verzuimbeleid. In een verzuimprotocol staat wat een werknemer moet doen als hij zich ziek meldt en wat de rechten en plichten zijn voor zowel werknemer als werkgever.  

Zo maak jij een goed verzuimprotocol in 7 stappen

Een verzuimprotocol kun je zelf opstellen. Maar waar moet je dan allemaal rekening mee houden? Met deze 7 stappen zet jij een goed verzuimprotocol op! 

Stap 1: zorg dat het verzuimprotocol vindbaar is
Het klinkt vanzelfsprekend, maar het is van groot belang. Zorg dat werknemers weten waar ze het verzuimprotocol kunnen vinden, anders schiet het zijn doel voorbij. Je kunt nieuwe medewerkers bij indiensttreding ook het verzuimprotocol laten ondertekenen. Zo weet je zeker dat ze het hebben gelezen en weten hoe het proces verloopt. Kortom, waar je het verzuimprotocol ook plaatst, zorg dat het voor iedereen goed te vinden is!
Stap 2: leg het proces van ziekmelden vast

Duidelijkheid rondom het ziekmelden is belangrijker dan je denkt. Waar, wanneer en hoe meldt een medewerker zich ziek? Laat medewerkers bijvoorbeeld hun directe leidinggevende opbellen in plaats van zich ziek te melden via de groepsapp. 

Bespreek ook direct bij het ziekmelden hoe lang de medewerker verwacht ziek te zijn, welke werkzaamheden nog wel kunnen en hoe jij als werkgever je medewerker snel weer aan de slag kan helpen. Deze informatie geef je gelijk door aan de bedrijfsarts en/of de arbodienst waarmee je samenwerkt. Hiermee volg je de Wet verbetering poortwachter.

Stap 3: geef aan wanneer de medewerker bereikbaar moet zijn

Geef in het verzuimprotocol aan wanneer de medewerker bereikbaar moet zijn voor contact met jou, de arbodienst of de bedrijfsarts. Houd ook rekening met situaties waarin de medewerker bijvoorbeeld gaat logeren bij een familielid voor zijn herstel.  

Stap 4: breng de contactmomenten in kaart

Wanneer kan de medewerker een telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts verwachten? En wat kan een medewerker van zo’n gesprek verwachten? Zet dit soort zaken in het verzuimprotocol. Ook neem je daarin op wanneer de bedrijfsarts de medewerker kan oproepen voor een medisch onderzoek.

Specifieke afspraken met de arbodienst of bedrijfsarts staan in het contract dat je met hen hebt afgesloten en/of in hun aanvullende voorwaarden. Neem deze afspraken over in je verzuimprotocol.

Stap 5: bepaal de contactfrequentie tussen jou en de medewerker

Zet in het verzuimprotocol hoe vaak en op welke manier je contact hebt met je medewerker en wat je wil bespreken tijdens deze gesprekken. Je moet als werkgever minimaal elke zes weken contact hebben met je zieke werknemer.

Je werknemer moet meewerken in het proces. Hij moet openstaan voor regelmatig contact met de arbodienst of bedrijfsarts. Ook als het gaat om langdurig ziekzijn en re-integratie heeft de werknemer naast rechten ook verplichtingen. Denk aan het accepteren van passend vervangend werk. Zet dat allemaal in je verzuimprotocol.

Stap 6: stel een probleemanalyse op en maak een Plan van Aanpak

Als de medewerker langer ziek blijft, stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op en moet er een Plan van Aanpak gemaakt worden. Alles is erop gericht om er samen met de werknemer voor te zorgen dat hij snel weer aan de slag gaat. Zet deze stappen ook in je verzuimprotocol.

 

Stap 7: houd rekening met sancties en klachten

In je verzuimprotocol neem je ook op wat er gebeurt als een medewerker zich niet de afspraken van het protocol houdt of niet voldoende meewerkt aan zijn herstel. Maar ook wat een medewerker kan doen als hij klachten heeft over bijvoorbeeld de arbodienst of bedrijfsarts.

Let op: zorg dat jouw verzuimprotocol voldoet aan de wettelijke regels. Deze regels zijn terug te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Gelden er binnen jouw bedrijf ook andere regels? Neem deze dan ook op in je verzuimprotocol. 

Meer over verzuim in je bedrijf

Door verzuimmanagement krijg je inzicht in je ziekteverzuim en kun je tijdig ingrijpen en verzuim voorkomen. Meer weten over verzuim in je bedrijf? Lees alles over verzuim of bekijk onderstaande pagina's.

Zo kan a.s.r. je helpen bij het verminderen van kort verzuim

Een verzuimprotocol kan een goede eerste stap zijn in het verminderen van kort verzuim. Wil je hulp bij het opstellen van een verzuimbeleid of het terugdringen van verzuim? Vul dan het contactformulier in en wij nemen contact met je op. Onze experts helpen je graag. Kijk op onze pagina over verzuimverzekeringen als je meer wil weten. In onze whitepaper 'Je bedrijf en ziekteverzuim' lees je alles wat je moet weten over verzuim.

Wij helpen je graag
{ "dialog": { "homeItemId" : "42fdf1c1-a8f6-43d1-9dec-ce9c9b829900", "urlChat" : "/api/dialog/Chat/", "urlCM": "/api/dialog/Conversation/", "urlCMReporting": "", "tokenApiEndPoint": "/api/token/get", "feedbackDelay": 2000, "feedbackDelayExtended": 60000, "greeting": [ "\u003cspan style=\"background-color: #ffffff; color: #2a292e;\"\u003eGoedenacht, welkom bij a.s.r.\u003c/span\u003e", "\u003cspan style=\"background-color: #ffffff; color: #2a292e;\"\u003eStel ons hieronder je vraag. We helpen je graag verder\u003c/span\u003e", "Of lees meer over Oekra\u0026iuml;ne en\u0026nbsp;\u003ca href=\"/verzekeringen/oekraine\"\u003eje hypotheek of verzekeringen van a.s.r.\u003c/a\u003e" ], "regEx": "^[A-Za-z0-9'`‘’\\xC0-\\xD6\\xD8-\\xF6\\xF8-\\xFF!@#$^&()_+/|€,\\.\\-\\s]{0,200}$", "readMore": "Lees meer", "initInputPlaceholder": "Typ je vraag in een paar woorden", "inputPlaceholder": "Typ je antwoord in een paar woorden", "buttonText": "versturen", "agentDisconnected": "Onze medewerker heeft de chat afgesloten.", "startChat": "Je chat nu met een a.s.r. medewerker", "subjectPrefix": "conversatiestarter", "chatGroupIsOpen": {"PEN_C_IDV2":false,"BA_C_PIBB":false,"KS_HD_C_MIJNASR":false,"SCH_Pcl_C_AVP_ASRNL":false,"SCH_Pcl_C_REIS_ASRNL":false,"SCH_Pac_C_ASRNL":false,"SCH_Pdb_C_ASRNL":false,"SCH_Pcl_C_VERKEER_ASRNL":false,"SCH_Pcl_C_BRAND_ASRNL":false,"VIT_C_CHAT":false}, "occupiedMessage": "Oeps, al onze medewerkers zijn in gesprek. Een moment geduld alsjeblieft", "promptTitle": "Chat sluiten?", "promptText": "Weet je zeker dat je de chat wilt afsluiten?", "Yes": "Ja", "No": "Nee", "chatAvailable": "Chat met ons", "chatOccupied": "De chat is tijdelijk bezet", "chatOff": "De chat is nu gesloten", "subjects": [ { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/verzekering-afsluiten.svg", "title": "Product afsluiten", "chatMessage": "Product afsluiten", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/schade-melden.svg", "title": "Schade melden", "chatMessage": "Schade melden", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/gegevens-wijzigen.svg", "title": "Gegevens wijzigen", "chatMessage": "Gegevens wijzigen", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/fondsen-en-koersen-informatie.svg", "title": "Fondsen en koersen", "chatMessage": "Fondsen en koersen", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/contact.svg", "title": "Contact opnemen", "chatMessage": "Contact opnemen", "variantA": true, "variantB": true } ] } } { "dialogErrorModals": { "firstModal": { "message": "Er is helaas een storing. Onze chatbot loopt vast. Klik op vernieuwen om het nog een keer te proberen. Je gesprek blijft bewaard.", "primaryBtn": { "text": "Vernieuwen" } }, "secondModal": { "message": "Helaas, de storing is er niet mee verholpen. Probeer het later op de dag nog een keer of vul het contactformulier in.", "primaryBtn": { "text": "Naar contactformulier", "href": "/contact" }, "secondaryBtn": { "text": "Melding sluiten" } } } }