In 5 stappen je ziekteverzuim verlagen

Door een verzuimanalyse te maken van de verzuimcijfers, krijg je inzichtelijk waar het ziekteverzuim ontstaat in jouw bedrijf. Zo kun je gericht preventieve maatregelen inzetten en op die manier je werknemers duurzaam inzetbaar houden. Hieronder lees je meer over hoe je verzuim meet en hoe een verzuimanalyse maakt.  

Waarom een verzuimanalyse? 

Om je verzuim te verlagen is het belangrijk om eerst grip te krijgen op je verzuim. Een efficiënt verzuimbeleid helpt je hierbij. Een verzuimanalyse helpt je om verbanden te leggen tussen ziekteverzuim in jouw bedrijf en de factoren die dit beïnvloeden. Zo krijg je meer inzicht in de oorzaken van verzuim. Heb je bijvoorbeeld werknemers die zich vaak ziekmelden of waar het verzuim langdurig kan worden? Bij een grotere organisatie kun je kijken naar verschillen in verzuim tussen teams en afdelingen.

Met de inzichten van de verzuimanalyse kun je een verzuimbeleid ontwikkelen (of aanscherpen) dat past bij jouw bedrijf en de basis vormt voor gezonde en duurzaam inzetbare medewerkers.  

Een verzuimanalyse maken: 5 stappen
In tegenstelling tot bedrijfsartsen, mag je als werkgever volgens de AVG wél verzuimcijfers van je werknemers bijhouden. Zowel van kort als van lang ziekteverzuim. Hierdoor ben je als werkgever in staat om een goede verzuimanalyse te maken en inzicht te krijgen in het verzuim van jouw bedrijf. Zo pak je het aan: 
Stap 1: registreer het verzuim

Een verzuimanalyse begint bij een goede verzuimregistratie, bijgehouden door de arbodienstverlener of door jou zelf. Stel hiervoor een registratiesysteem op waarin je onder andere de duur en de frequentie van het verzuim bijhoudt. Let op: het is door de AVG wettelijk niet toegestaan om te vragen naar de oorzaak of reden van het verzuim van je werknemer.

Houd bij het maken van de verzuimanalyse rekening met een aantal verzuimtermen. Het CBS formuleert deze als volgt: 

  • Ziekteverzuim: het totaal aantal werknemers dat in de afgelopen 12 maanden heeft verzuimd, gedeeld door het totaal aantal werknemers.
  • Ziekteverzuimpercentage: het totaal aantal verzuimde dagen, gedeeld door het totale aantal dagen dat werknemers beschikbaar zijn in een bepaalde periode.
  • Verzuimfrequentie: het aantal keer dat mensen zich gemiddeld ziek melden. Dat is het aantal ziekmeldingen in een periode gedeeld door het totale aantal werknemers.
  • Gemiddelde verzuimduur: het gemiddelde aantal werkdagen dat werknemers in de afgelopen 12 maanden hebben verzuimd. Dat is de verzuimduur gedeeld door het aantal herstelmeldingen. 
  • Nulverzuimers: het aantal medewerkers dat zich het hele jaar door niet ziek meldt. 
Stap 2: analyseer het ziekteverzuim 
Nu je alle gegevens hebt verzameld, kun je de analyse doen. Houd er rekening mee dat je, om een goede verzuimanalyse te maken, groepen nodig hebt die groter zijn dan 25 medewerkers. In een kleine groep kan ook een trend zichtbaar zijn, alleen is de kans op toeval groter. Hoe groter de groep, hoe betrouwbaarder het resultaat van je verzuimanalyse.

Het handigst is om het ziekteverzuim stapsgewijs te analyseren. Stel jezelf de volgende vragen:  

  • Bekijk de samenstelling van jouw personeel. Denk bijvoorbeeld aan de leeftijd.
  • Hoe ziet het verzuim er in het gehele bedrijf uit? Bereken het ziekteverzuim. 
  • Splits nu het verzuim op in verschillende categorieën: wat is bijvoorbeeld het ziekteverzuim per team, afdeling of functiegroep? Analyseer voor iedere groep het verzuimpercentage, de verzuimfrequentie en de gemiddelde verzuimduur.
  • Bekijk de verschillende klachten. Welke redenen van verzuim worden er gegeven? Is er sprake van kort of langdurig verzuim? 

Stap 3: maak een verzuimvenster  
De volgende stap is het leggen van verbanden tussen alle gegevens uit je analyse. Dat doe je met een verzuimvenster. Maak een verzuimvenster door het verzuimpercentage op de horizontale as tegenover de verzuimfrequentie op de verticale as te zetten. Op die manier ontstaat een venster met vier delen.

De 4 kwadranten

  1. Kwadrant 1

    Werknemers die relatief weinig en kort verzuimen

  2. Kwadrant 2

    Werknemers die weinig verzuimen, maar wel lang afwezig zijn

  3. Kwadrant 3

    Werknemers die relatief vaak verzuimen en kort verzuimen

  4. Kwadrant 4

    Werknemers die relatief vaak en lang verzuimen

In het verzuimvenster kun je meerdere cijfers met elkaar vergelijken. Zet bijvoorbeeld het ziekteverzuim in de hele organisatie af tegen het verzuim van bepaalde teams. Of vergelijk de cijfers in jouw organisatie met de ziekteverzuimcijfers uit de branche. Zie jij verschillen? Dan is het tijd om hierbij hypotheses (verwachtingen) op te stellen!
Stap 4: stel hypotheses op bij het verzuim
Met de inzichten uit het verzuimvenster kunnen we hypotheses op gaan stellen. Formuleer deze vervolgens als een stelling en vraag jezelf af hoe dit verschil in verzuim kan ontstaan. 

Voorbeeld van een verzuimhypothese 

Stel: uit jouw verzuimanalyse blijkt dat werknemers op de vierde verdieping van jouw kantoor vaker ziek zijn dan medewerkers op andere verdiepingen. De medewerkers geven vaak griep of verkoudheid als reden op voor hun verzuim. Wat nu?

Een verklaring kan zijn: op de 4e verdieping is iets mis met de luchtkwaliteit. Onderzoek je hypothese. Ga in gesprek met je werknemers of laat een professional komen om de luchtkwaliteit op kantoor te checken. 

Stap 5: neem actie om verzuim terug te dringen

Heb je de hypotheses onderzocht? Stel dan gerichte preventieve maatregelen op en voer ze uit. Probeer ook dingen uit waar je in eerste instantie misschien niet gelijk aan dacht. Wist je bijvoorbeeld dat het stimuleren van beweging helpt om je medewerkers gezond te houden? Bewegen vermindert stress en het maakt je werknemers creatiever en productiever. 

Lees hoe je de vitaliteit van jouw werknemers kunt verbeteren 

Verzuimanalyse koppelen aan kosten en baten 
Met de verzuimanalyse kun je een koppeling maken met de kosten en baten. Zo kun je beleidsvoorstellen financieel goed onderbouwen. Met onze verzuim rekenhulp bereken je gemakkelijk de kosten van verzuim. Dit geeft je een goed beeld van wat een verzuimbeleid, preventie en investeringen in verzuim je kunnen opleveren. 
Meer over verzuim in je bedrijf

Door verzuimmanagement krijg je inzicht in je ziekteverzuim en kun je tijdig ingrijpen en verzuim voorkomen. Meer weten over verzuim in je bedrijf? Lees alles over verzuim of bekijk onderstaande pagina's.

Zo kan a.s.r. je helpen
Wil je meer weten over verzuim in je bedrijf of wil je hulp bij het terugdringen van verzuim? Vul dan het contactformulier in en wij nemen contact met je op. Eerst verder lezen? Download dan onze whitepaper 'Je bedrijf en ziekteverzuim'. Hierin lees je naast preventie ook over de praktische zaken die bij verzuim komen kijken.
Wij helpen je graag
{ "dialog": { "homeItemId" : "42fdf1c1-a8f6-43d1-9dec-ce9c9b829900", "urlChat" : "/api/dialog/Chat/", "urlCM": "/api/dialog/Conversation/", "urlCMReporting": "", "tokenApiEndPoint": "/api/token/get", "feedbackDelay": 2000, "feedbackDelayExtended": 60000, "greeting": [ "\u003cspan style=\"background-color: #ffffff; color: #2a292e;\"\u003eGoedenacht, welkom bij a.s.r.\u003c/span\u003e", "\u003cspan style=\"background-color: #ffffff; color: #2a292e;\"\u003eStel ons hieronder je vraag. We helpen je graag verder\u003c/span\u003e", "Of lees meer over Oekra\u0026iuml;ne en\u0026nbsp;\u003ca href=\"/verzekeringen/oekraine\"\u003eje hypotheek of verzekeringen van a.s.r.\u003c/a\u003e" ], "regEx": "^[A-Za-z0-9'`‘’\\xC0-\\xD6\\xD8-\\xF6\\xF8-\\xFF!@#$^&()_+/|€,\\.\\-\\s]{0,200}$", "readMore": "Lees meer", "initInputPlaceholder": "Typ je vraag in een paar woorden", "inputPlaceholder": "Typ je antwoord in een paar woorden", "buttonText": "versturen", "agentDisconnected": "Onze medewerker heeft de chat afgesloten.", "startChat": "Je chat nu met een a.s.r. medewerker", "subjectPrefix": "conversatiestarter", "chatGroupIsOpen": {"PEN_C_IDV2":false,"BA_C_PIBB":false,"KS_HD_C_MIJNASR":false,"SCH_Pcl_C_AVP_ASRNL":false,"SCH_Pcl_C_REIS_ASRNL":false,"SCH_Pac_C_ASRNL":false,"SCH_Pdb_C_ASRNL":false,"SCH_Pcl_C_VERKEER_ASRNL":false,"SCH_Pcl_C_BRAND_ASRNL":false,"VIT_C_CHAT":false}, "occupiedMessage": "Oeps, al onze medewerkers zijn in gesprek. Een moment geduld alsjeblieft", "promptTitle": "Chat sluiten?", "promptText": "Weet je zeker dat je de chat wilt afsluiten?", "Yes": "Ja", "No": "Nee", "chatAvailable": "Chat met ons", "chatOccupied": "De chat is tijdelijk bezet", "chatOff": "De chat is nu gesloten", "subjects": [ { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/verzekering-afsluiten.svg", "title": "Product afsluiten", "chatMessage": "Product afsluiten", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/schade-melden.svg", "title": "Schade melden", "chatMessage": "Schade melden", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/gegevens-wijzigen.svg", "title": "Gegevens wijzigen", "chatMessage": "Gegevens wijzigen", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/fondsen-en-koersen-informatie.svg", "title": "Fondsen en koersen", "chatMessage": "Fondsen en koersen", "variantA": true, "variantB": true } , { "iconSrc" : "/-/media/images/asr/asrnl/homepage/toptaak-iconen/contact.svg", "title": "Contact opnemen", "chatMessage": "Contact opnemen", "variantA": true, "variantB": true } ] } } { "dialogErrorModals": { "firstModal": { "message": "Er is helaas een storing. Onze chatbot loopt vast. Klik op vernieuwen om het nog een keer te proberen. Je gesprek blijft bewaard.", "primaryBtn": { "text": "Vernieuwen" } }, "secondModal": { "message": "Helaas, de storing is er niet mee verholpen. Probeer het later op de dag nog een keer of vul het contactformulier in.", "primaryBtn": { "text": "Naar contactformulier", "href": "/contact" }, "secondaryBtn": { "text": "Melding sluiten" } } } }