Hoe voorkom je een burn-out binnen je bedrijf?

Een medewerker met burn-out kost je als werkgever gemiddeld 60.000 tot 80.000 euro. Dat zit zo: mensen met een burn-out zitten gemiddeld ruim acht maanden (244 dagen) thuis en verzuim kost de werkgever zo’n 300 euro per dag. Dus [300 x 244] = 73.200 euro. Al die tijd ben je niet alleen je medewerker kwijt, je moet ook het loon doorbetalen! Dat loopt dus flink in de papieren zoals je hierboven ziet. Dit wil je voorkomen, maar hoe doe je dat?

Zelfs goed gemotiveerde werknemers houden het niet lang vol als hun werkomgeving altijd stressvol is. Daarom is een kritische blik op de werkomgeving en het eigen handelen van jou als werkgever of leidinggevende geen overbodige luxe. 

Zowel uit wetenschappelijk onderzoek als uit persoonlijke ervaringen van werknemers met een burn-out blijkt dat het aangaan van het gesprek met je medewerkers het meest effectief is om burn-out te voorkomen. 

Houd elk jaar minimaal één functioneringsgesprek en ga daarnaast regelmatig een gesprekje met je medewerkers aan. Vraag hoe het gaat, hoe de thuissituatie is en of alles nog lekker loopt. Een luisterend oor kan al veel helpen. Belangrijk is dat je als werkgever of leidinggevende begrip toont, de tijd neemt, een open houding aanneemt en een veilige en vertrouwde omgeving biedt om gevoelige zaken te bespreken. De erkenning en herkenning van het probleem is de eerste stap om de burn-outklachten te verminderen of niet te laten verergeren. De volgende stap is om op de besproken klachten te acteren.

De meeste burn-outs worden veroorzaakt door psychosociale arbeidsbelasting. Waar onder andere de werkdruk onder valt. Het signaleren van een te hoge werkdruk is de eerste stap. Misschien geeft je medewerker dit wel zelf bij je aan. Of merk je dat iemand altijd de laatste is die het kantoor verlaat. Neem deze signalen serieus en bespreek samen hoe jullie de werkdruk kunnen verlagen.

Denk bijvoorbeeld aan tijdelijk minder of halve dagen te werken. Taken over te dragen naar andere collega’s. Of een extra werknemer aan te nemen. Bespreek ook samen om dit wel de juiste plek is voor je medewerker. Misschien werkt een andere functie of een andere locatie beter? Of is een andere baan de beste oplossing.

Als werkgever lukt het misschien niet om elke week even contact te hebben met je werknemers. Zorg daarom dat ook de leidinggevenden weten hoe ze stress herkennen, gesprekken over stress moeten voeren en wat ze kunnen doen om stress te voorkomen. Of biedt ze een training aan over stressmanagement.

Zoals eerder beschreven zorgen veranderingen in de organisatie, zoals een reorganisatie, overname of nieuwe leidinggevende, voor veel stress en kunnen ze tot burn-outklachten leiden. Bespreek daarom bij zulke veranderingen vooraf de mogelijke gevolgen voor werknemers. En ga ook na de verandering in gesprek over wat deze veranderingen bijvoorbeeld met de werkdruk hebben gedaan. Zo stel je je werknemers gerust en kan je vroegtijdig acteren op bijvoorbeeld de stijgende werkdruk.

Wees ook kritisch op je eigen gedrag. Werk jij zelf vaak tot laat door of in het weekend? Reageer je bot op collega’s als er iets fout gaat of het niet helemaal lekker loopt? Een goed voorbeeld doet volgen. Sta stil bij de indruk die jij achterlaat. Neem waar nodig een coach in de hand om je eigen slechte gewoontes aan te pakken 

Mensen met bepaalde persoonlijkheidskenmerken zijn eerder geneigd om een burn-out te krijgen. Bijvoorbeeld perfectionisten, mensen die graag de controle houden, die het lastig vinden om nee te zeggen of die altijd maar doorgaan en moeilijk rust nemen. Speciaal voor hen zijn deze individuele interventies. 

Heeft je collega moeite om te blijven functioneren als er iets mis gaat? Of reageert iemand bot als je feedback geeft? Mindfulness kan helpen om deze emoties betere te reguleren. Biedt werknemers een mindfulnesstraining aan om weer tot rust te komen en de zaken weer in perspectief te zetten.

Gaat jouw loyale werknemer altijd maar door en door? Of heeft hij of zij te maken met hectische privé-omstandigheden? Wees scherp om de werktijden van je medewerkers en help om ze te ontspannen. Wijs bijvoorbeeld op de voordelen van yoga, meditatie of een ontspannende massage. Of biedt - als dat mogelijk is - deze faciliteiten op werk aan. Of stimuleer om elke dag met collega’s een halfuur te gaan wandelen. Of ga samen sporten. Bewegen is een hele goede ontspanner! 

Merk je dat het die ene college minder goed lukt om de deadlines te halen? Of dat er steeds meer fouten worden gemaakt? Trek aan de bel! Als iemand moeite heeft met plannen kan dat tot stress leiden. Help door de juiste vaardigheden te ontwikkelen, zoals timemanagement. Ga elke maandag of vrijdag bijvoorbeeld even kort samen zitten om de taken voor de aankomende week te bespreken. Wat heeft prioriteit? Wat is er nodig om de taak goed uit te voeren? En bij wie moet degene zijn voor meer input? 

Niemand is perfect. En fouten maken is heel gezond. Toch kan het maken van fouten stress geven voor vooral perfectionistische, loyale of werknemer die graag controle hebben. Creëer daarom een omgeving waarin fouten maken gezond is. Communiceer dit in persoonlijke gesprekken. En handel er ook naar als fouten voorkomen. Wees niet beschuldigend, maar begripvol en geef duidelijke opbouwende feedback. Hoe gaan jullie dit de volgende keer anders aanpakken?