Adviseursplanning voor bestaande klanten

Planning adviseur voor bestaande klanten

• Gegevens werkgever en werknemers eind november overgezet naar nieuw administratiesysteem toon

  De gegevens van werkgevers met bestaande regelingen in het Werknemerspensioen en de gegevens van hun werknemers worden eind november overgezet naar het nieuwe administratiesysteem. Werkgevers worden vooraf geïnformeerd over de omzetting naar het nieuwe administratiesysteem. Met een aantal zaken voor de omzetting kunnen jij en je klant rekening houden.

• Geef mutaties zo snel mogelijk door in het huidige werkgeversportaal toon

  Zorg ervoor dat je klanten met een pensioenregeling in Werknemerspensioen goed bij zijn met het doorgeven van de mutaties in het huidige werkgeversportaal. Hierdoor worden de meest actuele gegevens meegenomen in de omzetting naar het nieuwe administratiesysteem. Zo voorkomen we, dat er veel mutaties na de omzetting alsnog moeten worden doorgevoerd en dat er correctie-facturen volgen.

• Van 13 oktober tot 22 november kunnen geen mutaties doorgegeven worden toon

  Tussen 13 oktober en 22 november is het niet mogelijk om mutaties door te geven (freeze-periode). In die periode zetten wij namelijk alle gegevens over naar het nieuwe administratiesysteem. Je spaart in deze periode de mutaties op. De werkgever en jij blijven wel toegang houden tot het huidige werkgeversportaal en hebben inzage in de gegevens. Na de omzetting ontvangen jij en je klant bericht, waarin we laten weten hoe de opgespaarde mutaties kunnen worden doorgegeven in het nieuwe werkgeversportaal. Komen er werknemers in dienst in deze periode? Dan zijn ze wel verzekerd, ondanks dat ze nog niet zijn aangemeld

  Mutaties via salariskoppeling/UPA
  Worden mutaties aangeleverd via een salariskoppeling (Uniforme pensioenaangifte/UPA)? Dan worden jij en je klant door a.s.r. geïnformeerd hoe dat straks verloopt en wat je eventueel moet (laten) doen ter voorbereiding.

  Mutaties via Benefits Plaza en EBlinC
  Worden mutaties aangeleverd via Benefits Plaza of EBlinC? Dan word je door a.s.r. en Benefits Plaza geïnformeerd. En laten we je weten hoe je je klant hierin kunt begeleiden

• Geef zo snel mogelijk gegevens hoofdcontactpersoon door in het huidige werkgeverportaal toon

  Het inloggen in het nieuwe werkgeversportaal verloopt na de omzetting voor werkgevers via a.s.r.-Zakelijk. Met de verbeterde veiligheid, kan de werkgever alleen inloggen via een 2 stappen-systeem. Via een sms op de mobiele telefoon wordt geverifieerd of de juiste persoon inlogt. 
  Voor de eerste inlog hebben wij daarom per werkgever gegevens nodig (o.a. mobiele nummer en e-mailadres) van een hoofdcontactpersoon. Stem met je klant af wie deze gegevens doorgeeft. Het is belangrijk dat wij deze gegevens zo snel mogelijk ontvangen. 

  Geef de gegevens van de hoofdcontactpersoon door via het formulier in het huidige werkgeversportaal. 

  De hoofdcontactpersoon ontvangt na de omzetting een e-mail, waarin wordt uitgelegd hoe kan worden ingelogd. Door op de link te klikken, wordt een sms gestuurd naar het mobiele nummer dat is opgegeven. Door het sms-bericht te bevestigen, krijgt de hoofdcontactpersoon toegang tot het werkgeversportaal en kan vervolgens andere personen (opnieuw) autoriseren.
  
  Let op: hebben er op dit moment meerdere personen toegang tot het huidige werkgeversportaal? Dan vervallen de inloggegevens voor het nieuwe werkgeversportaal. De hoofdcontactpersoon zorgt ervoor, dat na de omzetting personen (opnieuw) geautoriseerd worden en de juiste rechten krijgen. 

  Heeft je klant meerdere contracten? Dan ontvangt je klant apart bericht over het inloggen.

• Facturering, Uw geldzaken en Rekening-courant toon

  De werkgever ontvangt eind oktober een factuur over mutaties in de periode tot 13 oktober
  In de periode dat we de administratie overzetten naar de nieuwe administratie, is het niet mogelijk om een factuur te genereren. Zijn er na de laatste factuur tussen medio september en 13 oktober mutaties doorgevoerd? Dan ontvangt de werkgever op 19 oktober een notificatie, dat er in het huidige portaal, een factuur klaarstaat voor de periode tot 13 oktober. Rond 24 oktober incasseren we het bedrag, dat vermeld staat op de factuur. De factuur en het rekeningafschrift zijn te vinden in het huidige portaal. Zijn er in die periode geen mutaties doorgevoerd, dan krijgt de werkgever geen factuur.

  De werkgever ontvangt een voorlopige factuur voor november
  De werkgever ontvangt op 24 oktober een notificatie, dat er in het huidige portaal een voorlopige factuur klaarstaat voor de premieprolongatie van november. Die incasseren we op 1 november. Zo kunnen we ondanks de omzetting tijdig de premies van de werknemers beleggen. Ook deze factuur en rekeningafschrift zijn te vinden in het huidige portaal.

  Nieuw bankrekeningnummer
  We gaan binnenkort werken met een nieuw bankrekeningnummer NL39 ABNA 0625 8796 51, ten name van ASR Betalingscentrum B.V. Op de voorlopige factuur voor november wordt het nieuwe bankrekeningnummer al vermeld. De werkgever ontvangt van ons eind oktober een mandaatbrief met de nieuwe incassogegevens.

  De werkgever ontvangt eind november een definitieve factuur over november

  Eind oktober heeft je klant een voorlopige factuur voor november ontvangen. Eind november, na de omzetting, wordt de werkelijke premie berekend over november. De werkgever ontvangt een notificatie, dat de definitieve factuur klaarstaat in het nieuwe werkgeversportaal. 
  
  De volgende zaken worden hierna in de rekening-courant geboekt:

  • De definitieve factuur voor november wordt bijgeboekt
  • De voorlopige factuur van november wordt teruggeboekt.
  • Eventuele mutaties tot eind november worden bijgeboekt.
  • De premieprolongatie voor december wordt bijgeboekt.
  • Het openstaande saldo in de rekening-courant per 1 december wordt vervolgens geïncasseerd. Tenzij de werkgever handmatige betalingen doet, dan moet deze de betaling zelf overmaken.
  • De factuur en het rekeningafschrift zijn terug te vinden in het nieuwe werkgeversportaal.

  Later nieuwe pagina ‘Uw geldzaken’ en Rekening-courant in het werkgeversportaal

  In het huidige werkgeversportaal zijn de facturen bij ‘Documenten’ te vinden en de mutaties worden eens per maand verwerkt.
  
  In het nieuwe werkgeversportaal ontvangt de werkgever dagelijks facturen, als er gemuteerd wordt en gaat er gewerkt worden met rekening-courant. Elke factuur wordt geboekt in rekening-courant. Hiervan zijn de  rekeningafschriften te vinden in het nieuwe werkgeversportaal bij ‘Documenten’. De incasso vindt altijd plaats op basis van het totaal openstaand saldo in de rekening-courant per de eerste van de maand.  
  
  Op een later moment komt in het nieuwe werkgeversportaal de pagina ‘Uw geldzaken’ beschikbaar, met een compleet overzicht van de financiële zaken. Omdat we gaan werken met een rekening-courant, kun je bij ‘Uw geldzaken’ zien dat de mutaties dagelijks worden verwerkt. Zo heb je een transparant en actueel overzicht van de financiële zaken.

• Eind november zijn alle contracten en polissen overgezet naar het nieuwe administratiesysteem toon

  De gegevens van bestaande werkgevers en hun werknemers zijn eind november met de stand van 1 november overgezet naar het nieuwe administratiesysteem.

• Eind november krijg je als adviseur toegang tot het nieuwe werkgeversportaal van je bestaande klanten toon

  Eind november krijg je als adviseur toegang tot het nieuwe werkgeversportaal van je bestaande klanten.

• Vanaf medio oktober tot eind november kunnen werknemers geen wijziging doorgegeven toon

  Vanaf medio oktober tot eind november hebben werknemers nog steeds toegang tot het huidige deelnemersportaal, maar ze kunnen in die periode geen wijzigingen doorgeven (freeze-periode). In die periode zetten wij namelijk alle gegevens over naar het nieuwe administratiesysteem. Willen werknemers extra inleggen of bijvoorbeeld wisselen van beleggingsprofiel? Dan kunnen ze dat het beste doen voor medio oktober. Of even wachten tot eind november. De werknemers worden hierover geïnformeerd.

• Eind november krijgen werknemers toegang tot het nieuwe deelnemersportaal toon

  Voor de omzetting worden de werknemers geïnformeerd over de omzetting en dat zij enige tijd geen wijzigingen via het deelnemersportaal kunnen doorgeven. 
  
  Na de omzetting ontvangen de werknemers een bericht. Daarin nodigen wij ze uit een kijkje te nemen in het nieuwe deelnemersportaal. Hier kunnen ze zien hoe ze ervoor staan met het pensioen en welke mogelijkheden ze hebben om het pensioen aan te laten sluiten op hun wensen.
  

• Werknemers ontvangen 2 UPO’s over 2023 toon

  De werknemers ontvangen elk jaar een pensioenoverzicht (Uniform pensioenoverzicht). Het Uniform pensioenoverzicht gaat altijd over een kalenderjaar. Door de omzetting ontvangen de werknemers eenmalig in 2024 twee aparte pensioenoverzichten.

  • Vanaf december ontvangen ze een overzicht uit het oude administratiesysteem over de periode van 1 januari tot en met 31 oktober 2023.
  • In 2024 ontvangen de werknemers een overzicht uit het nieuwe administratiesysteem over de periode van 1 november tot en met 31 december 2023. 

  Factor A en jaarruimte voor de belastingaangifte
  Voor het berekenen van de lijfrenteruimte kunnen de werknemers de Factor A van de twee pensioenoverzichten bij elkaar optellen. Voor de belastingaangifte over 2023 kunnen ze de opgetelde Factor A gebruiken. Werknemers met een Netto-pensioenregeling tellen voor de belastingaangifte de jaarruimte op die vermeld staat op de twee pensioenoverzichten. 
  
  Vanaf 2025 ontvangen de werknemers weer een pensioenoverzicht weer over één kalenderjaar, zoals ze gewend zijn.