Een ontslaggesprek voeren is nooit eenvoudig. Maar als het dan toch zover komt, wil je het zo respectvol mogelijk doen. Je wilt namelijk ook na het gesprek nog door één deur kunnen met je werknemer. Om het gesprek zorgvuldig aan te pakken, geven we je hier een aantal tips voor het voeren van een ontslaggesprek.
Tip 1: bereid je goed voor
Het ontslag mag nooit als een volslagen verrassing komen voor je werknemer. Het kan dan ook geen kwaad om dit tijdens eerdere functioneringsgesprekken te laten doorschemeren. Zorg dat je goed voorbereid het gesprek in gaat. Val bijvoorbeeld terug op eerdere onvrede. Is je werknemer zijn afspraken niet nagekomen? Gebruik dit dan als voorbeelden om je beslissing te beargumenteren. Met een goede voorbereiding kun je zo - ondanks de mogelijke emoties - het gesprek in goede banen leiden.
Tip 2: denk na over de timing
Zorg dat je werknemer voldoende tijd heeft om het nieuws te laten bezinken. Plan geen meetings meer in na het gesprek en zorg dat er genoeg ruimte is voor vragen. Bij voorkeur voer je het ontslaggesprek aan het einde van de werkweek. Zo voorkom je dat het nieuws al de ronde gaat op de werkvloer.
Tip 3: zorg dat je het ontslag kunt onderbouwen
De reden van het ontslag moet terecht en aantoonbaar zijn. Gebruik hiervoor een ontslagdossier. In dit dossier neem je naast schriftelijke bewijzen van het disfunctioneren ook een verbeterplan op. Zo laat jij duidelijk zien dat je de werknemer voldoende tijd hebt gegeven om het functioneren te verbeteren. Een goede voorbereiding voorkomt situaties waarin je vragen niet kunt beantwoorden.
Tip 4: wees direct
De meest respectvolle manier om een ontslaggesprek te beginnen, is om direct te zeggen waar het op staat. Zo weet je werknemer direct waar die aan toe is en kun je dit daarna verder toelichten. Vind je dit lastig? Oefen het gesprek dan eerst met iemand die je kent.
Tip 5: houd het zakelijk
Vertel je werknemer concreet wat de reden is voor zijn ontslag. Liever een paar sterke argumenten dan een opsomming van alle tekortkomingen. Verwijs hierbij eventueel naar het ontslagdossier en eerder gehouden beoordelings- en functioneringsgesprekken. Zorg dat het niet persoonlijk wordt en troost de medewerker niet. Dit contrasteert met jouw boodschap en brengt de ontslagene in verwarring.
Tip 6: geef je werknemer de ruimte en toon begrip
Een ontslag is nooit leuk en kan zelfs behoorlijk wat emoties losmaken. Door begrip te tonen, kun je de emoties in goede banen leiden. Laat je werknemer rustig uitpraten en beantwoord zijn of haar vragen. Benoem wat er gebeurt en stel je werknemer op zijn of haar gemak. Als de situatie wat uit de hand loopt, stel dan voor om een half uur pauze in te lassen en daarna verder te praten. Of om op een ander moment eventuele vragen nog te beantwoorden.
Tip 7: ga niet in onderhandeling
Je doet er goed aan bij je beslissing te blijven. Ga dan ook niet in discussie met je werknemer over de ontslagreden(en). Geef aan dat je bij je beslissing blijft en herhaal wat er in het ontslagdossier staat, mocht dat nodig zijn. Om achteraf discussie te voorkomen over wat er wel of niet is gezegd, kan het handig zijn om een collega-leidinggevende of een specialist bij het gesprek uit te nodigen. Zorg dan wel dat de rolverdeling goed is afgestemd.
Tip 8: wijs je werknemer op een sociaal plan of andere mogelijkheden
Geef aan dat het een nieuw begin is voor je werknemer. Je kunt de werknemer een perspectief bieden voor de toekomst. Is er sprake van een reorganisatie? Denk dan aan een sociaal plan dat aangeeft op welke wijze de sociale en financiële gevolgen van de re-organisatie worden opgevangen. Heb je geen sociaal plan? Dan kun je je werknemer wijzen op de mogelijkheden van loopbaanbegeleiding, een eventuele transitievergoeding en een uitkering. Bij het ontslaan van een medewerker ben je namelijk sinds januari 2020 verplicht om een transitievergoeding te betalen. In sommige gevallen hoeft dit echter niet. Lees hier meer over de uitzonderingen.
Tip 9: bespreek direct alle te nemen stappen
Als je ontslagen wordt, wil je weten waar je aan toe bent. Vertel de werknemer wat de stappen zijn. Naar UWV of de kantonrechter? Houd bij ontslag ook rekening met de transitievergoeding (ontslagvergoeding). Soms is het mogelijk om tot een ontslag met wederzijds goedvinden te komen. Leg alles goed vast en geef dat je medewerker aan het eind van het gesprek mee.
Tip 10: plan een gesprek in om het af te ronden
Plan eventueel nog een vervolggesprek in voor de afronding, zodat je medewerker de tijd heeft gehad om het slechte nieuws te verwerken. Maak hierin verdere afspraken over wanneer je de procedure in gang zet en over de financiële afwikkeling. Maak afspraken over wie het de andere collega’s vertelt. Let daarbij op dat er geen angst of negatieve emoties bij de rest van de organisatie achterblijft. Probeer het bespreekbaar te maken.