Tien tips voor het voeren van een ontslaggesprek

Iemand ontslaan is niet eenvoudig, maar als het toch zover komt dan laat je iemand in een ontslaggesprek weten dat je het arbeidscontract beëindigt. Om het zo respectvol mogelijk te doen geven we je hier een aantal tips voor het voeren van een ontslaggesprek.
Tien tips voor een ontslaggesprek
1. Bereid je goed voor
Het ontslag mag nooit als een volslagen verrassing komen, dus zet goed op een rij wat de redenen zijn. Welke argumenten ga je aanvoeren voor het ontslag? Een goede voorbereiding voorkomt situaties waarin je vragen niet kunt beantwoorden. Denk ook na over de timing. Geef je werknemer tijd om het te laten bezinken en vragen te stellen. Zorg ervoor dat je werknemer geen afspraken heeft na het gesprek.
2. Bedenk wat de reden is van het ontslag
De reden van het ontslag moet legitiem zijn. Dat betekent dat de reden voor ontslag binnen de wet toegestaan is. 
3. Wees direct
Hoe eerder je het slechte nieuws brengt, hoe beter. Als je dit lastig vindt, oefen het gesprek dan met iemand die je kent. Het heeft geen zin om eerst om de hete brij heen te draaien. Dat is niet respectvol naar je werknemer toe. Wees duidelijk en vertel direct wat de reden is voor zijn ontslag.
4. Hou het zakelijk 
Als het goed is, heb je een ontslagdossier opgebouwd. Verwijs hier naar en naar eerder gehouden functionerings- en beoordelingsgesprekken. Word niet persoonlijk en laat je niet verleiden tot opsommingen of een conflict. Nooit doen: troosten. Dit contrasteert met jouw boodschap en brengt de ontslagene in verwarring.
5. Geef je werknemer de ruimte
Een ontslag is nooit leuk en kan zelfs behoorlijk wat emoties losmaken. Laat je werknemer rustig uitpraten en beantwoord zijn of haar vragen. Als de situatie wat uit de hand loopt stel dan voor om een half uur pauze in te lassen en daarna verder te praten.
6: Toon begrip
Ook al is het in sommige gevallen lastig, je kunt de emoties in goede banen leiden door begrip te tonen. Benoem wat er gebeurt en stel je werknemer op zijn of haar gemak.
7. Ga niet in onderhandeling 
Je doet er goed aan bij je beslissing te blijven. Ook als je werknemer beterschap belooft. Je hebt dit besluit niet zomaar genomen en je hebt duidelijke argumenten. Geef aan dat je bij je beslissing blijft en herhaal wat er in het ontslagdossier staat, mocht dat nodig zijn. Herhaal de feiten.
8. Wijs je werknemer op een sociaal plan of andere mogelijkheden
Geef aan dat het een nieuw begin is voor je werknemer. Je kunt de werknemer een perspectief bieden voor de toekomst. Heb je geen sociaal plan, dan kun je je werknemer wijzen op de mogelijkheden van loopbaanbegeleiding, een eventuele transitievergoeding en een uitkering.
9: Bespreek direct alle te nemen stappen 
Als je ontslagen wordt, wil je weten waar je aan toe bent. Vertel de werknemer wat de stappen zijn. Naar UWV of de kantonrechter? Soms is het mogelijk om tot een ontslag met wederzijds goedvinden te komen. Leg alles goed vast en geef dat je medewerker aan het eind van het gesprek mee.
10. Plan een gesprek in om het af te ronden
Plan eventueel nog een gesprek in voor de afronding, zodat je medewerker de tijd heeft gehad om het slechte nieuws te verwerken. Maak hierin verdere afspraken over wanneer je de procedure in gang gaat zetten en over de financiële afwikkeling. Maak afspraken over wie het de andere collega’s vertelt. Let daarbij op dat er geen angst of negatieve emoties bij de rest van de organisatie achterblijven. Probeer het bespreekbaar te maken.
Meer weten?

Meer weten over waar je mee te maken hebt bij ontslag van een medewerker? Bekijk ook onze pagina’s over transitievergoeding en ontslagrecht.

Wij helpen je graag